東機通商株式会社 様

経理担当者の作業が4分の1に!
経費精算の現場を熟知しているサポート体制に信頼
追加費用なしでAI-OCRなどが標準機能

  • ユーザー数:50名
  • 導入形態:クラウド
  • 業務内容:電子部品等の国内販売及び輸出入
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電子部品や半導体の輸出入、販売を手がける東機通商。創業者の「二度と負けない」という経営ポリシーのもと、堅実な経営を続けながら、シンガポールや香港などのアジア市場にも事業を展開しているグローバル企業。1957年創業。2020年にクラウド型で「eKeihi」を導入。

1.導入前の課題

Excel利用の経費精算書にミス多発、経理担当者の負担に
ツールをまたいだ振込作業で金額チェックに多大な労力

「eKeihi」導入前はどんな困りごとがありましたか

「eKeihi」の導入前は、社員に経費精算用のExcelフォーマットに金額や内容を入力・紙で出力してもらい、上長のチェックを受けた後に経理担当者に提出してもらっていました。ところが多くの社員はExcelフォーマットを自分のパソコンに保存し申請のたびに上書きして使用していたため、前回入力した内容が残っていたり、計算式が消えてしまったりしていて、精算内容にミスが多発していました。経理担当者も間違いに気づかず支払いをしてしまい、翌月にマイナス処理をすることもありましたね。

経理では月に2日、1日あたり30件程度の経費精算を処理していましたが、毎回5件ほどは何かしらのミスを発見。そのたびに申請者に差し戻していたのですが、相手が営業担当者の場合は社内にいないことも多く、書類をPDFにして修正を指示するなど、かなり経理担当者の負担になっていました。

社員への振り込み作業も大変でした。経理では提出された紙の経費精算書を見て、交通費と経費を別々のExcelシートで集計。パソコンバンクにその金額を打ち込んで振込データを作成し、振り込みを実行していました。複数のツールをまたぐため、金額の入力ミスがないよう何度も何度もチェックをするなどかなり神経を使う作業で、その後、さらに会計ソフトへの仕訳入力も必要で大きな負担になっていました。

手作業で大きな負担

2.選定の理由

担当者の細やかなサポートで従来に近い経費精算フローを実現
AI-OCRなど他社では追加費用が生じる機能が標準搭載

「eKeihi」を採用いただいた理由は何ですか

コロナ禍で在宅勤務が増えるなか、経費精算書の印刷や領収書の提出のために出社してもらうことが社員の負担になっていたため、経費精算システムの導入を考え始めました。ちょうど出張が控えられるなどして経費精算の件数が少なくなっていたこともあり、新しいシステム導入当初に混乱が生じることを考えると、今のうちに導入をしてしまう方がいいという考えもありましたね。

そこで複数の会社に弊社に合いそうな経費精算システムについて尋ね、情報を収集して3社のデモを利用しました。その中で「eKeihi」を選んだ理由は主に二つです。一つ目は、それまでの弊社の経費精算の方法と合っていたことです。申請画面の項目や入力の順番を変更することで、Excelで作成していたときと似たような入力方法が実現できました。ほかの2社はどちらも弊社側で経費精算の方法を変えなければいけない部分が多かったので、「eKeihi」は弊社にマッチしていて感動しましたね。導入時、社員は適応しやすかったと思います。

二つ目は、「eKeihi」担当者の対応です。デモをサポートしてくれた方が、弊社の経費精算業務について丁寧に聞き取りをし、弊社に合った機能や運用方法を教えてくれました。経費精算の現場を非常によく理解しており、信頼できると感じました。

またランニングコストが安いうえに、役職別の日当設定やAI-OCRなど他社製品では追加費用が生じる機能も「eKeihi」では標準搭載となっていて、コストパフォーマンスの面でも魅力的でしたね。

3.導入の効果

経理担当者の作業が4分の1に大幅削減
差し戻しはほぼゼロに。修正依頼のストレスからも解放

導入後はどんなところが改善されましたか

導入効果として大きかったのは、経理担当者の負担軽減です。旅費交通費については、以前は経費精算書に記載された移動経路や金額などをネットで一件ずつ調べ、少しでも引っ掛かる部分があれば、さらに細かくチェックしていました。「eKeihi」導入後は、標準搭載されている「駅すぱあと」を申請者が使って交通費精算を行うため、運賃に誤りがなく、経理側でのチェックはほぼ不要になり助かっています。

経費精算書の入力ミスも激減し、差し戻しはほぼゼロです。以前は申請者のもとに行って直接修正を頼んでいたため経理担当者の精神的な負担にもなっていましたが、今は「eKeihi」上でコメントをつけて差し戻すだけでいいため、ストレスもなくなりました。

銀行振込もFBデータをダウンロードしてパソコンバンクに取り込めば済むため、自分で金額を打ち込む必要がなく、入力ミスの心配もありません。支払確定伝票のチェックから会計ソフトへのデータ伝送まで4〜5時間で済むようになり、これまで丸2日かかっていた作業時間は4分の1になりました。

また弊社ではまだ証票の保管が義務付けられているのですが、「eKeihi」導入後は出社して領収書を提出することが難しい場合には領収書の画像を添付し、後日原本を持参すればよいというフローに変更しました。そのため申請者にとっては、在宅勤務時でも申請しやすい環境になったと思います。関西と東北の支社の経費精算についても「領収書は画像添付、原本は後日本社に送付」としたことで、精算処理がスムーズに進むようになりました。

オプションで海外出張機能もつけました。海外出張では経費精算の際に為替レートの計算ミスなども多かったので、それらも解消されると期待しています。

サポートも非常に細やかで、レスポンスも早く助かっています。もう少し社員が「eKeihi」に慣れたら、AI-OCRでのレシート読み込みやスマートフォンの「eKeihi」アプリの活用も進めていきたいと思っています。

経理担当者の作業が4分の1に大幅削減

  • 東機通商株式会社
  • 東京都港区芝5丁目20番14号 三田鈴木ビル4F

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