タケダ株式会社 様

導入前の課題について教えてください。

手作業の限界と法制度の変化により、請求書発行システムを模索

Excelでの管理や手作業での処理に限界を感じるようになっていました。このような背景から、請求書作成業務の効率化と標準化を目的に、システム導入の検討が本格化しました。

さらに、電子帳簿保存法やインボイス制度といった法制度の変更により、請求書の受領・発行の両面で電子化の必要性が一層高まっていました。特に、主要な取引先が請求書の電子化を進めることになり、それに対応するため、当社でも請求書発行業務の電子化が急務となったのです。

アナログな運用と属人化した承認ルートが業務の妨げに

請求書作成業務において、抱えていた課題は多岐にわたります。

まず、Excelで請求書を作成し、それを元に振替伝票を作成、手書きでサインをもらい、社内便や郵送で提出するというアナログな運用が続いており、承認者が不在の場合には処理が滞ることが頻発していました。特に、拠点が複数に分かれているため、書類のやり取りに時間がかかり、締切に間に合わないケースも多く発生していました。

また、誰が承認すべきかを現場が理解できていないケースも多く、承認ルートの属人化が進んでしまったことも問題でした。部門や拠点ごとに異なるルールが存在し、それが十分に共有されていなかったため、ミスや確認作業のやり直しが発生し、業務全体の効率を著しく下げていました。

請求書の発行や支払依頼においても、手入力や形式の違いによる混乱があり、契約先ごとに異なるフォーマットへの対応が現場の負担となっていました。

さらに、顧客情報の管理や分割入金への対応、税区分（軽減税率・経過税率・非課税など）の正確な処理など、複雑な要件に対応するには、Excelでの対応には限界がありました。

こうした課題を解決するために、請求書作成業務の電子化と、それに伴う業務フローの標準化が急務となっていました。

ハーモス経費の導入の決め手は？

請求書発行システムではなく、経費精算システム「ハーモス経費」の柔軟なカスタマイズ性とトライアル体験で導入を決めました

請求書発行システムを検討するにあたり、展示会に足を運んで情報収集を行いました。その中で最終的に「ハーモス経費」を選んだ理由は、複雑な承認ルートや、部門ごとに異なる運用にも柔軟に対応できる高いカスタマイズ性でした。特に、当社独自の制度やルールをシステム上で再現できる設定の自由度の高さが、導入を進めるうえで大きなポイントとなりました。

実際に触ってみないとわからないと思い、まずはトライアル体験を実施。マニュアルを見ながらスムーズに設定でき、使いやすさを実感しました。

さらに、債権管理や分割入金への対応、仕訳作成との連携などが可能な点や、請求書発行と受け取り請求書処理を同じシステムで運用できる点も、選定を進める中で良い機能だと思いました。

ハーモス経費を活用するための導入準備と展開方法について。

柔軟な設定と社内展開の工夫で定着を促進

ハーモス経費の大きな魅力のひとつは、部門ごとに異なる承認ルートや決裁者を柔軟に設定できる点です。複数の拠点を持ち、部門ごとに運用ルールが異なる当社にとって、この柔軟性は非常に大きなメリットとなっています。実際の業務に即した形で運用できるため、導入後もスムーズに活用を進めることができました。

また、請求書発行や支払依頼のフォーマットについても、現場のニーズに合わせて細かくカスタマイズできる点が非常に便利で、経理担当としても使いやすさを実感しています。こうした柔軟な設定が可能なことで、現場との連携も取りやすくなり、業務全体の効率化につながっています。

導入にあたっては、社内でのスムーズな展開を目指し、操作マニュアルを作成したうえで説明会を実施しました。現場の理解を深めることで、定着を促進することができたと感じています。また、ハーモス経費のサポートチームによる丁寧な対応も非常に心強く、設定や運用に関する問い合わせに対しても、迅速かつ的確な回答をいただけたため、安心して導入を進めることができました。

ハーモス経費導入によって得られた業務改善と運用上の変化は？

承認の可視化と業務スピードの向上を実現

ハーモス経費の導入により、まず大きく変わったのは「請求書作成の効率化」と「承認ルートの可視化」でした。これまで属人的だった承認フローがシステム上で明確に設定され、誰が承認すべきかが一目で分かるようになったことで、承認の遅延が大幅に減少しました。

また、紙の書類にサインをもらう必要がなくなり、物理的な移動や押印作業が不要になったことで、業務のスピードが格段に向上。これまで複数の承認者を順に回って確認を得る必要があり、手間と時間がかかっていましたが、ハーモス経費の導入によりその煩雑さが解消され、担当者の心理的負担も軽減されました。

請求書の発行もすべてシステム上で完結できるようになり、業務の一元管理が可能に。これにより、ミスの削減や確認作業の効率化が進み、全社的な業務改善につながっています。

おすすめポイントと、今後について教えてください。

複雑な業務にも対応できる柔軟性とサポート体制

おすすめしたいポイントのひとつが、ハーモス経費の柔軟な対応力と手厚いサポート体制です。ハーモス経費は、複雑な承認ルートを持つ企業や、部門ごとに異なる運用ルールがある企業にとって非常に便利なシステムです。特に、パソコン操作が苦手な現場の人間でも使いやすい画面設計と操作性が魅力です。

また、導入時のサポート体制も充実しており、設定や運用に関する問い合わせにも迅速かつ丁寧に対応してもらえるため、安心して導入を進めることができます。


これからの活用

ハーモス経費の導入によって、請求書作成業務の電子化は大きく前進しましたが、今後さらに改善を進められたらと考えています。

例えば、立替精算や小口現金の削減など、現金処理のシステム化や、部門ごとのルール統一を進め、活用範囲を広げられると効率化が進むと思っています。