株式会社日比谷アメニス 様

スマホアプリ活用で作業効率が大幅アップ!
申請者は6割減、経理担当者は8割減の効果実感
既存承認フローをそのまま移行でき、安価に導入実現

  • ユーザー数:300名
  • 導入形態:クラウド
  • 業務内容:造園建設業
a

「Amenity Scape Creation=快適空間の創造」という企業理念のもと、花と緑を生かした社会づくりを目指し、公園や緑地の施工管理・メンテナンス、屋上や壁面の緑化、公園やスポーツ施設の維持管理・運営などの事業を展開している。日比谷花壇のグループ企業。1971年、創業。2019年にクラウド型で「eKeihi」を導入。

1.導入前の課題

紙で一人あたり週50件の旅費交通費精算
申請者、上長、経理担当者のトリプル検算
申請漏れがたびたび発生。多くの従業員が負担に感じていた

「eKeihi」導入前はどんな困りごとがありましたか?

当時、弊社ではExcelのフォーマットを使って紙で経費精算をしていました。そのため旅費交通費精算の場合、一件一件、「駅すぱあと」などを使ってルートと交通費を調べてExcelに入力、紙で出力して申請しなければならず、かなり時間がかかっていました。

特に管理者は一日で複数の現場を回ることもあり、多い人では週50件ほど旅費交通費精算を抱えており、大きな負担となっていました。

また申請者、上長、経理担当者がそれぞれ検算を行わなければならず、三重の手間が生じていました。内容に間違いがあれば、差し戻して検算もし直しです。申請漏れもたびたび発生しており、書類の山をひっくり返して調べることも珍しくありませんでした。ほかの経費についてもExcelで一件ずつ書類を作成し、領収書を直接添付して申請している状況でした。

改善の必要性を感じて社内でアンケートをとってみると、やはりこれらの手続きを負担に感じている従業員が多いとわかりました。そこでExcelを使わない、別の経費精算の方法を探すことにしました。

30分~1時間/件、1人最大50件/週の処理

a

2.選定の理由

最も低価格で、既存の承認フローと似ており導入しやすい印象
他社より丁寧な説明を受け、スムーズな移行を確信・導入決定
レスポンスの速いサポート体制も良かった

「eKeihi」を採用いただいた理由は何ですか

経費精算の見直しにあたり、イージーソフトを含めて6社から見積もりをとって説明を聞きました。その中で「eKeihi」は、当社の既存の承認フローと似ていて、導入しやすいと感じました。また費用面でも一番低価格でした。6社の中で最も高額だったところと比べると、3分の1程度だったと思います。

営業担当も帳票のサンプルなどを用いてわかりやすく説明してくれたので、当時のやり方をそのまま「eKeihi」にスライドすればスムーズに移行できるとわかり、導入を決めました。

紙ベースからデジタルへと経費精算の方法が一気に変わるため、社員の中には不安に思う人もいました。ですが半年もすると「eKeihi」を使うのが当たり前になり、特に旅費交通費精算の件数が多い人にとってはなくてはならないツールになりました。

経理担当者としても、導入当初は操作に迷うこともありましたが、ほとんどの疑問はオンラインサポートで解決できました。質問のレスポンスも速く、重宝しましたね。

3.導入の効果

ICカード読込とスマホアプリで旅費交通費精算の効率アップ
申請者は6割減、経理担当者は8割減
社内の業務効率化も進んで、経理担当者の残業ゼロに

導入後はどんなところが改善されましたか

まず申請者にとっては、「eKeihi」のスマホアプリを使って交通系ICカードの情報を読み取ることができ、パソコンを開かずともスマホだけで旅費交通費精算の申請ができるようになり、かなり便利になりました。これまでは1件の申請に30分〜1時間かかることもあったようですが、移動中の電車の中などスキマ時間で作業できるため、2分程度で終わるようになりました。業務効率化が進み、社内からの評判もいいですね。

ただICカードからの交通費データ読み込みは高年齢層にはややハードルが高く戸惑いの声もあがったため、導入時には社内の強力な後押しは不可欠と考えています。

しかし、経理担当者にとっても、検算しなくてよくなったことで負担が大幅に軽減されました。今までは書類を一枚一枚見て検算していたため確認作業に週10時間くらいかかっていましたが、それが2時間ほどに短縮されました。内容の間違いもほとんどなくなり、仮にあってもコメントをつけて「eKeihi」上で差し戻せるのでスピーディーに処理できます。導入前は期末に残業することもありましたが、おかげさまで昨年の期末は残業ゼロでした。経費精算にかかっていた人件費の削減分を考えると、費用面でもきちんと元はとれています。

導入当初はお試しのつもりで、まず子会社で50ユーザーから始めましたが、使い勝手が良かったため今ではグループ会社全体で導入しています。また導入をきっかけに、これまでグループ会社内でバラバラだった経費精算関連の書類の書式や承認ルートも統一できました。

弊社ではSDGsや電子帳簿保存法への対応のためペーパーレス化に取り組んでいて、領収書も「eKeihi」のOCRでの入力が進んでいます。その点でも今後、「eKeihi」をより活用していくつもりです。

申請者は6割減、経理担当者は8割減

  • 株式会社日比谷アメニス
  • 東京都港区三田4-7-27

導入事例一覧へ戻る