株式会社朝日オリコミ大阪 様

入力したデータを紙に出力、支社ごとの承認で現金支払 会計基幹システムの入替時に経費精算システムを検討

「HRMOS経費」導入前はどんな困りごとがありましたか？

2011年に社内の会計基幹システムをリプレイスすることになり、これまで紙とハンコで申請を行っていた経費精算もシステム化できないかと検討を始めました。当時、経費精算は支社ごとに現金によって行っていたので、本社からは支社の経費事情が見えにくく管理が難しい状態でした。

また、支払い用の現金準備や経路チェックは経理担当者の仕事で毎月負担がかかり、入力間違いによる差し戻しも頻繁に発生します。システムでこれらが解消できることを期待しました。

仮払い対応ができるのは「HRMOS経費」だけだった

「HRMOS経費」を採用いただいた理由は何ですか

「HRMOS経費」を選んだのは、使いたい会計システムとの連携がスムーズだったからです。それに加えて「仮払い」が設定できる点が大きな決め手となり、導入が決まりました。

「HRMOS経費」だと社内独自の複雑な承認ルートの設定も個人別に可能です。弊社では、同じ部門に所属していてもAさんの業務は役員承認が必要、Bさんは不要などのケースがあります。これらは最初に個別設定すれば間違いなく承認・決裁まで進むのでとても助かっています。

実は2018年に一度、他社システムを検討したことがあります。しかしトライアル期間に不具合がわかったほか、また開発担当者が改善納期を明示してくれない、仮払いができないという問題も発生しました。結局、低コストでメンテナンスが楽な「HRMOS経費」のクラウド版を継続して利用しています。金額にカンマが入る、申請と精算の伝票がひも付けされるなどきめ細かいサービスのありがたさにも気づきました。

ユーザーが迷う勘定科目もメニュー設定で解消 トップページの工夫で問い合わせが激減した

導入後はどんなところが改善されましたか

以前は接待交際費や日当計算などのルールがユーザーにわかりにくく、入力しても間違いが多く発生していました。しかし今は最初のプルダウンメニューの文章で細かく内容を設定できるので、金額や使途で適切な項目を選べるようにしています。入力漏れや設定金額からの超過などが発生すると画面に「エラー」が出るため、ユーザーが自席で気づき修正できます。

トップ画面のコメント欄の情報も充実させ、ユーザーが迷いそうな項目についてあらかじめ注意書きを載せています。このおかげで「よくある問い合わせ」が激減し、経理スタッフの負担が減りました。「駅すぱあと」に連動した入力システムも、細かな金額確認の工程を減らしています。このほか任意の科目データを集計して経費の把握に活用したり、管理職が申請の進捗を確認できたり、改めて扱いやすいシステムだと感じます。