株式会社ヴァル研究所 様

交通費精算と経費精算でワークフローが異なり、経費精算に手間
在宅勤務時に領収書チェックのために出社が必要で大きな負担

「HRMOS経費」導入前はどんな困りごとがありましたか

2021年5月に「HRMOS経費」を導入したのですが、その前は経費精算に関して二つの問題に直面していました。

一つ目は、立替経費精算と交通費精算を別々のワークフローで運用していたという点です。当時、交通費精算については自社製品を利用していましたが、立替経費精算については社内で使用していたグループウェアに搭載された機能を利用していました。

経費処理と交通費処理の一元管理がなされていないため、経費の内容によってワークフローを使い分けなければならず、申請者にとっては面倒だったと思います。一方経理部門では、社員への振り込みを行うためにそれぞれのワークフローからデータをダウンロードし、それを合算。できあがった一覧表を紙で出力し、それを見ながら全員分をインターネットバンキングに手入力していました。数字の入力ミスが起きないように、一覧表に定規を当てて一行一行チェックを入れながら確認しなければならず、かなり手間がかかっていました。特に繁忙期はこの作業に時間をとられていて、負担に感じていました。

二つ目は、コロナ禍の在宅勤務時でも経費精算のために出社が必要だったという点です。弊社では2020年の春ごろから在宅勤務を進めていました。ところが当時、一部を除き、経費精算はほとんど紙で申請・承認していたため、申請者は経費精算書や領収書の提出のために出社しなければいけませんでした。経理部門では提出された領収書のチェックのために、多くの社員が在宅勤務をしているなかでも、メンバーが交代で出社していました。

そこで交通費と経費精算の両方を一つのシステム内で処理でき、かつ社員が自宅からでも使えるサービスを探し始めました。

画面デザインがシンプルで使いやすく、サポートも手厚い
入力画面の設定が変更できて、既存のルールに近づけられた

「HRMOS経費」を採用いただいた理由は何ですか

在宅勤務時にも利用でき、サーバーメンテナンスの手間がないという点から、クラウド版を前提にして複数の製品を比較しました。もちろん交通費精算は自社製品である「駅すぱあと」が使われている点も考慮しましたが、その中でも「HRMOS経費」は画面デザイン（UI）がシンプルでとても使いやすく、社員に受け入れられやすいと感じました。ほかに比べてすごく使いやすく、ユーザーサポートも手厚いと思いました。

また従来の経費精算のルールはできる限り引き継ぎたいと思っていたので、経費申請書の入力画面や仕訳データの出力項目などを自由に変更でき、弊社の既存のフォーマットに近づけることができた点も大きなポイントでした。今までと同じような入力手順が実現できれば、新しいシステムでも社員がストレスなく利用を始められます。これだけいろいろ設定変更できるにもかかわらず追加費用がかからないのは助かりましたね。

経費に関わるすべての処理を一元管理できるようになった
業務効率化が進み、月次決算は2日ほど前倒しで処理完了

導入後はどんなところが改善されましたか

「HRMOS経費」の導入により、経理部門では省力化が進みました。立替経費精算と交通費精算が一つのシステムにまとまっていて、両方が自動集計されたFBデータが出力できるようになったことで、複数人で確認しながらインターネットバンキングに手入力をする必要がなくなりました。上長のチェックは受けますが、今では自宅から一人でFBデータのチェックができています。かなり業務負担が軽減され、精神的にも楽になりました。

また導入をきっかけに、紙での経費精算書の出力・提出は廃止しました。領収書などの証票類は保管しなければいけませんが、提出のためにわざわざ出社しなくてもすむよう、「HRMOS経費」で精算する際に証票の画像を添付すれば、原本は後から郵送する形でもOKとしました。在宅勤務を推進するという観点から見ても、導入効果はとても大きかったと実感しています。

「HRMOS経費」の導入により社内の業務効率化が進み、経理部門では経費精算にかかる日数が1日から2日削減できました。月次決算も2日ほど前倒しになっています。以前は在宅勤務時でも月次決算前は週2日くらい出社していましたが、現在は1日以下になりました。出社しない週もあります。また、残業時間も減り、空いた時間でほかの業務を進める余裕ができています。

社員の交通費・経費精算も複数のワークフローを使い分ける必要がなくなったので皆快適そうです。画面のデザイン（UI）もシンプルで使いやすいため、「やり方がわからない」という声は聞いたことがありませんね。

承認者として複数の申請を承認する際、申請書を一つ確認したら「次へ」ボタンで次の申請書をサクサク開ける点が気に入っています。また、社員の異動があった際には、Excelデータでマスターの更新を簡単にできる点も便利ですね。

自社開発で同じような機能を持つ経費精算システムを作ろうとした場合、この料金では難しいと思います。他社製品も比較検討しましたが、機能に物足りなさを感じるものもあったので、コストパフォーマンスには満足しています。継続的に機能改善や追加機能などのバージョンアップが行われて使い勝手もどんどん良くなっているので、今後も期待しています。