ティーシートレーディング株式会社 様

伝票の承認後に取り消しができず、削除・再作成が面倒だった
データの外部出力機能がなく、会計システムへの取り込みに手間

「HRMOS経費」導入前はどんな困りごとがありましたか

「HRMOS経費」の導入を考えたきっかけは、会計システムの変更です。当時使っていた経費精算システムでは仕訳連携ができないとわかり、ほかの経費精算システムを探すことになりました。

当時使っていた経費精算システムは、融通が効かないと感じる部分が少なくありませんでした。たとえば経理部でいったん伝票を承認してしまうと、その後修正の必要が生じても手を加えることができず、そのまま夜間バッチで財務データやFBデータの作成、仕訳がされてしまいました。そのため夜間バッチが終わってから当該の経費精算自体を削除して、もう一度最初から作り直す必要があり非常に面倒でした。

データの外部出力ができないことも大きな課題でした。別のシステムを使って出力し、会計システムに取り込まなければならず、手間がかかっていました。

またシステム上で伝票の承認状況がわかりにくいのも不便でしたね。弊社は全国に拠点が29か所あり、コロナ前は本社で月に約2000件の伝票を処理していました。それらの伝票の承認状況を確認する場合、システム上で一応データ検索はできるのですが、検索条件が少ないなど使いづらさを感じていました。

新しい会計システムと「HRMOS経費」が連携できた
入力画面が変更可能で、既存のシステムに近い操作を実現

「HRMOS経費」を採用いただいた理由は何ですか

2007年に当時の経理担当者がセミナーで「HRMOS経費」の存在を知り、新しい会計システムと連携可能だったことなどから導入を決めたそうです。

「HRMOS経費」は入力項目などの設定を変更できるため、入力画面の見た目や操作手順をそれまで使用していた経費精算システムと同じような内容にすることができました。その結果、導入時に申請者が違和感なく「HRMOS経費」を利用でき、混乱も防げたようです。

その後10年以上使っていますが使い勝手がよく、社内でも浸透しているため、他社への乗り換えは考えたことはありませんね。

承認状況が一目でわかり、取り消し作業も迅速にできるように
電子データ保存が促進され、電子帳簿保存法改正の対応も前進

導入後はどんなところが改善されましたか

導入により、課題の一つだった承認の取り消し作業がすぐにできるようになりました。以前のシステムは夜間バッチを待たなければならず、どうしても対応が翌日以降になっていましたが、修正が必要な場合も即座に対応できるようになって助かっています。

伝票の承認状況も一覧で見られるようになりました。表示もとても見やすいので、処理状況がリアルタイムでわかるようになり管理が楽になりました。支払依頼についても、最終的に支払いを実行するまでに経理部で2回承認を行うのですが、その状況が一目でわかるため、支払い漏れがゼロになりました。

またデータの外部出力ができるようになったことで、手入力による修正などでミスが起きることもないため、助かっています。「HRMOS経費」でFBデータを作成して会計ソフトに仕訳連携すれば間違いが生じることはありません。

2021年には交通費精算でも「HRMOS経費」を使い始めました。それまでは申請者がExcelの指定フォーマットに移動ルートや金額を打ち込んで出力していたのですが、「駅すぱあと」と連携しているので「HRMOS経費」の中で経路検索をして精算することで、金額の間違いがなくなりました。また、弊社で別途購入したICカードリーダーを社内に設置しており、そのICカードリーダーを使って交通系ICカードからデータを読み取り、「HRMOS経費」に取り込んで精算する人もいます。

出張旅費についても社内規定に基づいて「HRMOS経費」上で3段階の日当を設定したため、申請者はその都度、日当の金額を調べる必要がなくなりました。以前は時々、申請者から経理部に日当金額の問い合わせがきていましたが、今ではもうありません。

社員からは、自分が行った経費精算のチェックリストが出力できるようになったことで、月末に確認しやすくなったという感想を聞いています。

「HRMOS経費」はランニングコストが安いうえに、経費精算に特化したシステムだけあって関連機能が充実しています。Amazonビジネスやクレジットカード、ICカードとの連携など、他社製品では有料オプションになる部分も標準機能に含まれていて、コストパフォーマンスもいいと思います。

「HRMOS経費」にしたことで、伝票ごとに証票の画像ファイルを添付できるようになり、電子データ保存が促進されました。電子帳簿保存法やペーパーレス化への対応について確実に前進できたと考えています。AI-OCRの導入についてももっと「HRMOS経費」に慣れたら活用していきたいと思います。