三井住友トラスト不動産株式会社 様

Excelベースの経費精算で金額チェックに時間がかかる 前システムの運営やサポート体制に大きな不安があった

「HRMOS経費」導入前はどんな困りごとがありましたか

手書きで経費精算申請を行っていたのを数年前にシステム化したのですが、いくつか問題が発生していました。申請者がExcel上で編集可能なシステムだったため、その経路や金額が本当に正しいのか本社でチェックしなければいけません。数百人の申請を限られたスタッフでチェックしていたので、これだけでもかなりの労力が要ります。うっかり重複申請されても検出が非常に難しい状態でした。

システムの動作も不安定で、SEを呼んでシステムを止める事態が頻発していました。連絡をしても即時対応ができない場合があり、これは早急に代替システムを見つけなければいけないと考えました。

当社基幹システムの保守委託先が「HRMOS経費」ユーザー 保守費用がリーズナブル、導入実績の多さも後押しに

「HRMOS経費」を採用いただいた理由は何ですか

他社も検討しましたが、イージーソフトはレスポンスがとても早いのが印象的でした。それに現場が欲しい機能が満載だったのも大きな理由です。細かいことですが、ICカードの情報を読み込む際に自動的に物販の情報が差し引かれたり、「駅すぱあと」から正確な金額が入力できたり、編集箇所は「手マーク」がつくのでチェックが容易になったり、「こうなってほしい」と思ったことがすべて実現できると感じました。

当社の基幹システムの保守担当企業が「HRMOS経費」を導入していたのも理由の一つです。システムとの連携に心配がなく全国の拠点で展開できます。そしてすでに多くの企業に導入実績がある。機能・安定性・保守費用を比較してすぐ「HRMOS経費」に絞り込みました。

入力ミス・申請者による編集がなくなり精査の負担が激減 全国のICカードで精算でき全社一律の処理が可能に

導入後はどんなところが改善されましたか

当社では本社がチェックして承認された分が各拠点に戻り、拠点ごとに現金で支払いを行う運用にしています。「ICカード読込」や「駅すぱあと」で金額入力できるのでミスや編集の余地がなくなり、本社では紙のチェックが不要になりました。承認データも基幹システムに取り込めるようアレンジしたので各拠点からシステム上で確認できます。対応できるICカードも幅広いので、全国展開している当社にとって非常にありがたいです。

また、営業担当者やサポート窓口の対応力にも助けられました。システム上の問題や運用方法、細かい設定について質問すると答えがすぐ返ってきます。システムも安定稼働が続いていて、以前のような運用ストレスがなくなりました。2016年4月からは遠方出張の処理を追加し、さらに現金ではなく振込対応を検討しています。さらに現場の負担が減ると期待しています。