株式会社エヌリンクス 様

全国展開のために社員を増やす計画があり、手入力の経費精算業務では対応しきれないと感じていた

「HRMOS経費」導入前はどんな困りごとがありましたか

弊社社員の95%は営業職で日常的に交通費精算を行っています。社員が数十名のときは経理担当者が手書きの書類から手入力をしても対応できましたが、1年前に約100名まで増えた段階で「これ以上増えたら作業が追いつかない」という危機感がありました。

そこで、さらなる事業拡大と社員増加に備えて経費精算業務のシステムを導入することにしました。経理担当者を増やす案も検討しましたが、システムなら迅速に精算でき、同時に人的な計算ミスを防ぐメリットがあります。将来にわたって作業の効率を上げるという意味もあって、人よりシステムの導入を選びました。

欲しい機能とコストのバランスが良く、パソコンが苦手な社員でもすぐに使える画面が魅力的だったから

「HRMOS経費」を採用いただいた理由は何ですか

実は「HRMOS経費」に決める前、10社近い同業他社に連絡をとって説明に来てもらいました。しかしそれらは高額だったり高機能すぎたりして弊社の条件と合いません。社員にはパソコンが苦手な者もいるので、複雑な画面では使えないだろうという懸念もありました。

その中で出会った「HRMOS経費」はとてもシンプルでわかりやすく、必要な機能は全部そろっています。自社サーバを持たない弊社にとってクラウド版の存在がありがたく、すぐに導入を決めました。従来のデータともすぐ連係がとれたので導入時に何か苦労したという記憶はありません。あとで気づいたのですが、社員が全国を飛び回っているような弊社の場合、IDとPWで気軽にアクセスできるクラウド版が結果的に合っていたようです。

計算ミス、不正の疑いなどが一切なくなったリアルタイムの経理データを使えば素早い経営判断ができる

導入後はどんなところが改善されましたか

精算には計算ミス、不正などの心配がつきまといます。しかし「HRMOS経費」を導入しただけでこれらの心配ごとが一切なくなり、管理者として本当に楽になりました。たとえばICカードをかざすだけで交通費登録と申請ができるシステムは、人の手が入り込む余地がなく、ミスや不正の疑いを持たずにすみます。とても簡単なので現場での負担も大幅に減りました。また、「起票できるのは発生から30日間」とシステム側で期間を決めることができる設定も、入力管理に役立っています。

「HRMOS経費」はシンプルながらいろんなシーンで応用が利くシステムです。支店ごと、部門ごとのデータ集計はリアルタイムの状況がわかり、何か気になる数字や動きがあればすぐ対応しています。経費処理と連係する「支払依頼機能」、稟議書、届出書などを作成できる「汎用ワークフロー」などは「そんなこともできるのか」と驚きをもって導入しました。使い始めてまだ1年ほどですが、単なる経費精算システムの枠を超え、私たちの経理業務に欠かせないツールになっています。