株式会社メルコテクノ横浜 様

立て替えた旅費・交際費は社員がExcelに手入力→紙で申請、経理担当者はそれを元に経理システムへ手入力し、さらに紙を出力していました

「HRMOS経費」導入前はどんな困りごとがありましたか

社員が立て替えた経費の申請書類はExcelに入力したものを紙で提出し、経理担当者である私は申請用紙を見ながら手入力で経理システムに取り込んでいました。近年は処理件数が増え、その入力作業だけで毎月2日位かかっていました。

2011年に入力作業の省略やペーパーレス化が課題にあがり、経費精算システム導入の検討を始めました。ちょうどこの時期に弊社がISO14001の認証取得を目標に掲げたことや、旅費手当の計上方法が複雑になったという状況も、導入の後押しとなりました。

会計システムやマスタの連携機能の搭載はもちろん、経費精算システムに精通している会社だったから

「HRMOS経費」を採用いただいた理由は何ですか

弊社は三菱電機グループの関連会社で、共通で使用している経理システムがあります。この経理システムと他の基幹システムとの作業が重複しないよう「更新頻度の高いマスタは自動連携ができる」というのが前提条件でした。システムの比較・検討するため６社から資料を取り寄せ、2社デモに来ていただきました。その中で「HRMOS経費」システムの冊子やHPには各機能や連携方法、価格まで明確に記載してあり、「弊社が欲しい基本的な機能はすべてある」という事がすぐに分かりました。

デモに来ていただいた際、イージーソフトさんは、システムについてだけでなく、旅費や経理処理など細かな質問も的確に答えていただいたことが大変印象的でした。経費精算システムを専門に構築している実績と経験が、弊社スタッフ関係者の信頼感・安心感を生み、採用の決め手となりました。

大きく４つ挙げられます。

導入後はどんなところが改善されましたか

１つ目は、経理担当者の手入力作業がなくなりました。

重複した手入力がなくなって申請データを会計システムへ移行するだけの作業となり、
作業効率が上がりました。

２つ目は、ペーパーレス化の実現です。

社員精算の６割を占める領収書のない出張（在来線での近距離出張）は、電子承認のみとし、紙の出力をやめました。年間でキャビネット1段を占めていたファイルが1冊に収まり、目に見える効果を生みました。

３つ目は、データの一元化です。

申請者の保管方法にばらつきがあり、引き継ぎ時など過去の申請書を探すのに時間がかかっていました。現在「HRMOS経費」にログインすれば社員は簡単に部内のデータを検索し、いつでも共有できます。

４つ目は、社内ルールの改善です。

システムを導入前、私たちは「HRMOS経費」の機能をカスタマイズせず、標準機能で使用すると決めていました。そのかわり、システムに載せるためには従来の社内ルールを見直し、複雑だった運用の改善が必要です。システム化が従来のルールを見直すきっかけとなり、その結果、申請や承認判定がシンプルになって内部監査で高い評価を得ました。

現在、社員精算すべてを「HRMOS経費」で稼働しています。今後は「請求書」やオプションの「汎用ワークフロー機能」を使い、経理宛の申請書類はすべて「HRMOS経費」システムに集結させ、さらなるデータの一元化・効率化を促進したいと考えています。