エムオーツーリスト株式会社 様

既存システムの保守期限切れで法人カードの精算に不具合
小規模店舗の小口現金を廃止したい

「HRMOS経費」導入前はどんな困りごとがありましたか

導入のきっかけとなったのは、以前使っていたシステムが提供終了となり、保守サービスが終了してしまったことです。他社に保守契約を依頼したのですがそちらでも対応できないと言われ、そのまま保守期限が切れた結果、社員に付与していた法人カードの精算ができなくなりました。

また弊社の店舗では小口現金を扱っているところが多かったのですが、現金精算の頻度が低い小規模店舗については小口現金を廃止したいと考えていました。
そこで経費精算システムを入れ替えようと情報を集めるなかで「HRMOS経費」の存在を知りました。システムメンテナンスの手間を省くためにクラウド版を希望しており、その条件にもマッチしていました。

操作にストレスがなく、価格もリーズナブル
経費精算以外に支払依頼や振替伝票など経理業務全般で使える

「HRMOS経費」を採用いただいた理由は何ですか

「HRMOS経費」を含めて3社の製品を比較検討したのですが、イージーソフトの営業担当者から説明を聞いた際に、「HRMOS経費」は表示が見やすく操作にストレスを感じないなど、ユーザーにとって使いやすいという印象を持ちました。

他社と比較して価格もリーズナブルでしたね。また支払依頼や振替伝票など、経費精算業務にとどまらず経理業務全般に活用できそうな点も好印象でした。そこで2014年に導入しました。

FBデータ出力で取引先への支払い処理にかかる負担を軽減
作業量とコストの両方が削減できた

導入後はどんなところが改善されましたか

導入前、月末の取引先への支払いはインターネットバンキングに手入力してFBデータを作るという流れで処理していました。ただ件数が非常に多く、作業にかなりの手間と時間がかかっていました。「HRMOS経費」を導入したことで、FBデータが自動で作成されるようになり、月末の支払い処理にかかる作業時間が大幅に削減できました。

交通費精算についても、「駅すぱあと」連携のおかげで運賃の調べ直しが不要になり助かっています。コロナ禍で営業活動に伴う交通費は減った一方、通勤費については定期代の支給をやめて実費精算としたことで月100件もの交通費精算が発生しているのですが、なんとか対応できています。「HRMOS経費」がなかったら大変なことになっていたと思います。

また導入をきっかけに小規模店舗については小口現金を廃止。これにより店舗での現金管理の負担を軽減できました。年1回行っていた本店からの監査も必要なくなりました。

社員からは直感的に操作しやすいと評判もいいですね。使い方に関する問い合わせもほとんどありません。経理としては伝票のコピー機能は、同じような伝票を作成し直す手間が省けるので気に入っています。

「HRMOS経費」は経費精算以外の業務でも役に立っています。特に「汎用ワークフロー」機能は基本的にフリーフォーマットなので、これを活用して身上異動届やセキュリティカード申請、一部の決裁書など、人事や営業といった他部署も含めて53種類ものフォーマットを作りました。経費精算同様、承認フローを自由に設定でき、検索ができるのも便利です。

スキャナ保存を活用して
経理業務のペーパーレス化を実現

改正電子帳簿保存法への対応には、どのように役に立ちましたか？

弊社では2014年の「HRMOS経費」導入後もパソコンで作成した経費精算書をプリントアウトし、領収書などの原本を添付して提出するという紙を使った運用を継続していました。ただ過去10年分の伝票は保管しなければいけないため、毎月数百枚にのぼる伝票を番号順に並べ替えてファイリングしたり、過去の伝票を確認したいときは伝票番号をメモして倉庫に探しに行ったりするなどの負担が生じていました。

それらの問題を解消するために、2018年に電子帳簿保存法に対応した「スキャナ保存」機能の利用を始めました。経費精算書の紙での提出はやめて、領収書などはスキャンした画像を添付するように経費精算の方法を変更。証票類の原本は、経理での承認後は廃棄してもらっています。

これにより社内でペーパーレス化が実現できました。その結果、経理では伝票の整理が不要になったほか、過去の伝票を探す際にも「HRMOS経費」上で検索をするだけで済むようになり、作業量を大幅に減らすことができました。その後、「HRMOS経費」に「電子取引」機能が追加され、PDFで受け取った書類もそのまま「HRMOS経費」に保存できるようになり、さらに便利になりましたね。

伝票保管の負担も軽減されました。以前は直近1年分くらいの伝票は経理のキャビネットに保管し、それより古いものは倉庫に入れていたのですが、ペーパーレスにしたことで保管量が減少。2020年9月にオフィスを移転した際には、キャビネットを5台から2台に削減しました。スキャナ保存を始める前の伝票はまだ倉庫に保管していますが、それも10年の保存期間が過ぎたものは順次廃棄するため、いずれはゼロになるでしょう。倉庫にかかるコストも削減できます。

ペーパーレス化が進み、すべてクラウド上で作業できるようになったことで、在宅勤務をしやすい環境が整いました。申請者による入力作業も上司の承認も「HRMOS経費」で完結します。今まで進めてきたペーパーレス化が、コロナ禍でも役に立ちました。

FBデータ連携やペーパーレス化、店舗での小口現金の廃止などで経理業務の負担が軽くなったことや、本店への業務集約化を進めたことで、経理人員は「HRMOS経費」導入前と比べて3分の2程度にまで削減できました。人件費の面でも導入効果は大きかったですね。「HRMOS経費」にはとても満足しており、今後も継続して利用していきたいと思っています。