ケネディクス株式会社 様

手書き申請書から1件1件仕訳して、経理が残業続き事務コストの削減が課題だった

「HRMOS経費」導入前はどんな困りごとがありましたか

以前は、出張費や接待交際費は紙ベースで管理していました。手書きの申請書を総務が集計し、経理が1件1件仕訳しながら会計システムに入力、承認して支払いとなります。立替金額によって振込にしたり現金を手渡したりするなどルールが煩雑で、この作業のために事務スタッフの時間外労働が増えていました。

これらの事務コストを抑えるために検討を始めたのがシステムの導入です。ただあまり導入範囲を広げると規模や予算が大げさになってしまいます。そこでまず、手近ですぐ簡略化できそうな経費管理のフローを見直し、システム化することにしました。

毎日入力する人にとって操作がわかりやすいのが一番ランニングコストの安さとデータ活用機能も決め手

「HRMOS経費」を採用いただいた理由は何ですか

前職で「HRMOS経費」を利用していた部下が「入れてみてはどうか」と勧めてくれたのがきっかけです。私は、新しいシステムを入れるなら毎日使うユーザーがスムーズに扱えなければいけないと考えています。「HRMOS経費」はデモの段階でほとんど迷わず操作でき、第一印象でその問題をクリアできると思いました。

ランニングコストが安いのも魅力です。既存の会計システムと連携が可能で、あとからデータを抽出・分析しやすい点も導入の決め手でした。

細心の注意が求められる接待交際費の仕訳を細かく設定選択するだけで正しい申請ができ、経理のチェック負担が激減

導入後はどんなところが改善されましたか

仮払い制度はないので、出張費などは個人がまず立て替えています。以前は月1回支払いだったので相当の負担がありましたが、現在は承認までがスムーズになったおかげで月2回に増え、負担を軽減させることができました。

経費処理の中でも特に接待交際費に気を遣っています。接待交際費は飲食、手土産、慶弔関係、単価などにより課税範囲・区分に違いがあり、慎重に対応する必要があるからです。そこで「HRMOS経費」導入後はシステム上で選択肢を設定し、選ぶだけで簡単に申請できるようにしました。選択さえ間違わなければ厳密な管理が可能になり、かつ自動で会計システムまで正しい仕訳データが流すことができます。

導入時に使っていたのは基本機能だけでした。しかし使ううちに「新しい項目や権限者を作りたい」など細かな要望が出てきます。弊社の場合、合併や分社化のため何度か大々的な組織変更があったのですが「HRMOS経費」は柔軟ですぐに対応できました。営業担当やSEの方に聞きながらアレンジを覚え、今は必要なときに自社で設定を変えて便利に使っています。