株式会社亀屋万年堂 様

小口経費と交通費精算は紙の申請書が必須 担当者が現金を持ち歩き約60店舗の精算に回っていた

「HRMOS経費」導入前はどんな困りごとがありましたか？

当社は東京と神奈川で展開しているので、近距離交通費と店舗ごとの小口経費が主な精算対象です。これまでは立て替えた従業員が申請書に内容を書き、領収書を添えて本社に渡し、各店舗の経費精算用資金を使って店長から従業員へ支払っていました。店舗への資金補充は、経理が申請書を確認したあとに担当者が現金を届けて行っていました。

この方法だと申請書は現金と同じくらい大切なので、郵送ではなく必ず手渡しがルールです。資金補充時も担当者が大金を持って店舗を回らなければいけません。人的コストが大きく、現金を扱うため毎回非常に気を遣います。そこで、経費精算をシステム化してもっと効率と安全性を上げたいと考えました。

今あるパソコンから手軽に導入 既存の会計システムとも連携できた

「HRMOS経費」を採用いただいた理由は何ですか

紙の申請書を使わずに直接入力で本社経理まで情報が届くこと、カードリーダーを使って手軽にデータを入力できること、パターン登録で入力の負荷が減らせることなどは、デモを見たときから使いやすいと思いました。

また、社内検討の際に一番説得力を持ったのは「今あるパソコンからすぐ導入できる、新たなハードは必要ない」という点です。これはなるべく早く現場に導入したい希望に合致しました。元からある会計システムに連携できる仕様もありがたく、今まで手作業で振込処理をしていた経理担当者の負担が大幅に減ると感じました。

現金持ち運びがほとんどなくなり、安全性が高まった 精算分の振込日を増やしたので従業員に早く返せる

導入後はどんなところが改善されましたか

今は、申請内容が承認されたものはシステム上で会計処理がされ、立替者の個人口座へ直接振り込まれるようになりました。担当者が大金を持ち歩くことはほとんどなくなり安心しています。立て替えてもらった会社のお金は早く返したいので、滞りなく支払えると気持ちも楽です。精算分の振込日は月3回に増やせました。

導入前は経験20年以上のベテラン担当者が経理を行っていたので、彼のスキルに頼っているところがありました。でもこのシステムのおかげで、不慣れな後任者でも質を下げることなく精算処理ができています。期待以上の効果が出ていると感じています。