株式会社カケハシ スカイソリューションズ 様

Excelフォーマットに入力、現金手渡しの立替精算が面倒
直感的に操作でき、別の会計ソフトに変更しても連携できた

「HRMOS経費」導入前はどんな困りごとがありましたか

「HRMOS経費」は弊社の前身の会社が2006年にオンプレミス版で導入し、2011年に事業引継ぎで現在の会社になった後も利用を続けています。

前身の会社では導入当時、「交通費精算書」など規定のExcelフォーマットにパソコンで情報を入力し、紙で出力して領収書などを貼り付けて経理に提出する方法をとっていました。経理はその精算書をチェックして、現金を専用の袋に入れて本人に手渡しする精算をしていて面倒でした。

それ以前は市販の精算書に手書きで記入し提出していたため、Excelに切り替えられたときは便利になったと感じましたが、「HRMOS経費」に切り替わった際には、システム上で入力から振り込みまで一元化できるようになり、非常に画期的だと感じましたね。マニュアルを丁寧に読み込まなくても直感的に操作できる点も弊社にマッチしていました。

事業引継ぎの際に会計ソフトは変わりましたが、「HRMOS経費」は変更前後のどちらの会計ソフトにも対応していて社員も使い慣れていたため、使い続けることになりました。

経費精算に関わる業務が一つのシステムで完結
クラウド移行により在宅勤務でも便利に使える

導入後はどんなところが改善されましたか

導入の際にそれまでの社員への現金手渡しをやめて銀行振り込みに変更したのですが、「HRMOS経費」はFBデータ出力や仕訳データ出力、会計ソフトへの連携、支払依頼などすべてに対応していたので、一つのシステムで作業できて利便性の高さを実感しました。現在経理業務を担当しているのは主に2名ですが、「HRMOS経費」があれば経費精算関連の業務はほぼ1人で処理できると感じます。かゆいところに手が届き、今やなくてはならない存在です。

弊社では旅費交通費の割合が大きいのですが、「HRMOS経費」の「駅すぱあと連携」機能を使って経路検索をしている場合、まず運賃に間違いはありません。そのため証票の提出は不要としました。決まった経路の移動であれば訪問パターン登録をすれば入力も楽になるので、営業担当にとっては便利だと思います。

またそのほかの経費についてもコロナ禍で在宅勤務を進めた際に運用ルールを見直し、証票類は「HRMOS経費」申請時に画像データを添付すれば、原本は後からの提出も可能としました。「HRMOS経費」を導入していたおかげで、申請者も経理担当者も、経費精算のために出社せずにすむようになりました。

経理担当者としては、源泉徴収にも対応しているのが嬉しいですね。弊社は顧客の入社案内の作成や採用サイト制作も手掛けているため、個人事業主のコピーライターやデザイナーなどに仕事を外注することがあります。「HRMOS経費」は支払い時やFBデータ作成時にも源泉徴収額を自動で反映させることができるので、支払調書作成の際も「HRMOS経費」のデータを活用すればよく、助かっています。

請求書の作成で別ソフトへの転記が不要になり、業務負担が軽減

請求書発行機能の利用でどんなところが改善されましたか

その後、請求書発行機能の利用を開始しました。当時、経理担当者は私1人で、増え続ける業務に手が回らなくなっていました。そこで打開策として経理業務のアウトソーシングサービスを活用したのですが、受注内容を販売管理ソフトに入力する作業のやり方がわからないと断られてしまったのです。途方に暮れていたところ、弊社のシステム部門から請求書発行機能を紹介されました。イージーソフトの担当者から具体的な説明を受け、すぐに導入を決定して1カ月以内に利用を開始しました。

弊社の場合、月200〜300件ほど請求書を作成しています。うち7割は経理が作成していましたが、残りの3割は社員が別のワークフローを使って入力したものを販売管理ソフトに転記して作成していて、二度手間でした。請求書発行機能では社員が入力しただけで自動的に請求書が作成できるため、販売管理ソフトへの転記作業がまるまる不要になりました。業務効率化の導入効果としては非常に大きかったですね。

システム自体もシンプルで使いやすく、難しい専門用語が使われていないため、請求書の作成が初めての社員でも簡単に使えます。「HRMOS経費」と同じような操作画面で同じID・パスワードが使えるので、導入時も特に混乱はなく、みんなすぐに使い方に慣れました。

今は作成した請求書を紙で出力して顧客に郵送していますが、今後は、請求書発行機能を活用して電子データで送付できるようにしていきたいと思っています。