株式会社 JOINT ONE 様

多量な現金の立替精算を削減したかった
さらに、キャッシュレスで経費精算の効率化を図りたかった

「HRMOS経費」導入前はどんな困りごとがありましたか

出張や会食などの経費が多く、社員の現金での立替精算の削減が一番の課題でした。経理に提出される紙の領収書が、月単位でも膨大な量となっており、経理担当者が従業員に領収書の具体的な使途内容を尋ねながら、1人で手入力を行っていたため、多くの時間を取られていました。
こうした「経理の作業を抑えなくてはならない」課題に取り組む中で、経理人材を採用するか、システムを導入して解決するか悩みました。システムを導入して従業員に申請作業で手間をかけないか心配もありましたが、まずは「システムで解決できないか」を考えました。
同時に「キャッシュレスを実現したい」話もあり、クレジットカード・ICカードも連携でき、現金での立替精算と併用できる経費精算システムを導入し、不明朗な支出の防止や計算ミスを減らしたいと考えていました。また「社内のペーパーレス化」も併せて推進しており、システム導入をすることで様々な業務効率化が図れると良いな、と考えていました。
移動の多い仕事柄、コロナ禍の前から業務の多くをクラウド環境で共有していたため、経費精算システムも当然のようにクラウドで検討していました。
2021年9月に検討を始め、10月に「HRMOS経費」の導入を決定し、11月に利用開始しました。

一番のポイントは「使いやすさ」
営業担当者が親切丁寧に教えてくれた
やりたいことができるかを優先に検討

「HRMOS経費」を採用いただいた理由は何ですか

はじめに解決したい課題があり、月額費用よりも「求めることができるのか」という点に注目して経費精算システムの導入を検討していました。
2社の経費精算システムを比較検討したのですが、「HRMOS経費」の無料トライアルは、クレジットカードや交通系ICカード連携などのすべての機能が利用でき、実運用に近い状態で経費精算システムを試すことができました。その中で「使いやすい」ということ、当社の状況に合わせて柔軟に設定変更できたことが選定の理由になりますが、何よりも、設定時に困ったことがあれば、営業担当者がすぐに確認を取ってくれたり、丁寧に説明をしてくれたりといった「手厚いサポート」が大きな決め手となり、「HRMOS経費」の導入を決めました。
請求管理システムの導入も併せて検討しており、「HRMOS経費」に請求書発行機能があったことにも魅力を感じました。
また、いまはコロナ禍で海外に出張する機会がありませんが、今後また出張できる時機がきましたら、レート計算などの外貨対応機能も便利なイメージを持ちました。

領収書の手入力がなくなって
経理担当者の精算業務の時間が20分の1に！

導入後はどんなところが改善されましたか

「HRMOS経費」導入前は、PCで会計システムに直接入力していたこともあり、オフィスでしか経費申請ができず、使いづらさを感じていました。「HRMOS経費」はPC・スマートフォンのどちらも対応でき、効率性を高めることを目標に掲げていた当社としては、「HRMOS経費」は大変素晴らしいシステムであり、非常に助かっています。 経費精算システム導入前の課題をすべてクリアできている状況でとても満足しています。
経費精算の多くをしめる交通費精算は、モバイルSuica連携を主に使っています。「HRMOS経費」のスマホアプリで、ちょっとした隙間時間に簡単に経費申請をすることができ、入力する時間が短縮できてとても楽になりました。またSuicaに記録された経路が正確に反映されている点が素晴らしいと思います。

さまざまな経費精算業務において、申請者が直接「HRMOS経費」に入力するフローに変わり、経理担当者による内容確認がなくなったので負担がものすごく減りました。今まで1枚の領収書を処理するのに10分くらいかかっていたのが30秒で終わっているので非常にありがたいです。また、精算後の伝票を画面上で検索しやすい点も助かっています。
そのほか、あらかじめ設定した仕訳で自動仕訳できる点に便利さを感じています。社内で意見交換を行って現在の運用を実現したので、誰もが業務により集中することができるようになり、ここでも業務効率化が進んでいると感じています。日当や出張手当なども細かく、自由に設定することができる点も大変満足しています。

請求書発行機能（旧eSeikyu）の導入も同時進行でできた

請求管理業務についてはどんな困りごとがありましたか

請求管理システムを導入した目的としては、経理担当者の手入力による請求書作成や、手作業で行っていた書類管理の効率化です。
経費精算と請求管理を同時に扱えるシステムが理想ではありました。「HRMOS経費」は、経費精算と請求管理を同時に扱えるシステムである点が便利で使いやすさを感じたのと、予め準備されている設定を柔軟に変更できる点に魅力を感じました。
請求書発行機能を利用後は、請求書も電子請求に変更してペーパーレス化を進めています。保管スペースのコスト削減や、書類を探す不便さなどを解消したく、今後も紙の削減に取り組んでいきたいと考えています。