富士化工株式会社 様

精算書の作成、会計システムへの手入力が二度手間
上席不在時には、処理の滞留が生じた

「HRMOS経費」導入前はどんな困りごとがありましたか

以前は申請者にExcelで作成した精算書と手書き伝票、証票をそろえて経理に提出してもらい、それを経理が確認して会計システムに手作業で入力していました。申請者、経理側、それぞれ処理に時間がかかり、二度手間にもなっていると感じていました。精算の件数も旅費交通費や消耗品の仮払いを中心に月200〜300件ほどあります。そのため月末月初は残業になることも珍しくありませんでした。

また会計システムへ入力するためには先に上席の検印をもらう必要があり、出張などで不在の場合は処理が進められないことも課題でした。

基幹システムに連携でき、操作性の良さを感じた

「HRMOS経費」を採用していただいた理由は何ですか？

2016年に基幹システムを更新した際に、委託先から「HRMOS経費」を紹介されて導入しました。新しいシステムに連携できることが最優先だったため他社製品とは比較していないのですが、操作しやすく、いろいろな作業の手間が省けそうだという印象を持ちました。

経理以外の部署が「HRMOS経費」を使いこなせるかどうかは心配でしたが、実際に導入してみると、最初こそ少し質問はあったものの社員も早々に慣れて、今ではほとんど問い合わせはありません。

導入時の設定で迷った際は「HRMOS経費」のオンラインヘルプを参考にしました。内容が充実していて、とても役に立ちましたね。オンラインサポートへ問い合わせた際には、簡単なことであれば翌営業日以内に回答がありましたし、複雑な内容の場合でもきちんと調べて必ず回答してくれるので、サポートが手厚いと感じました。

電子承認により、申請書の確認作業滞りを解消
伝票コピー機能活用で定期業務を効率化

導入後はどんなところが改善されましたか

導入効果として一番大きかったのは、上席の検印が不要になったことですね。以前のように上席に検印をもらわなくても、「HRMOS経費」上での電子承認があれば申請書の確認作業がスピーディーに進められます。インターネットにつながってさえいれば出張中などは社外からも承認可能なため、経理としては助かっています。

入力もシンプルでわかりやすいですね。機能面では特に伝票のコピー機能が重宝されています。定期的に発生する経費については、過去の伝票データを検索してコピーすれば最初から入力する手間が省け、金額を変更する程度で作業が終わるため、業務効率化につながっています。

また会計システムと連携できるようになったことで、精算書を見ながら手作業で入力する必要がなくなり二度手間も解消されました。浮いた時間を伝票のチェックなどほかの業務に使えるようになり、業務を前倒しで進められています。

「HRMOS経費」アプリの活用で社外からの承認をスムーズに
スキャナ保存機能の利用を進めてペーパーレス化を促進

クラウド版への移行についてお聞かせください

以前から「HRMOS経費」のアプリを利用したいと思っており、手軽に導入できるクラウド版への移行を検討しています。アプリがあれば出張の際もスマートフォンから精算や承認ができるため、さらに作業がスムーズになりますし、伝票に添付できるファイル数も増えるので、より便利で使いやすくなることを期待しています。

クラウド版への切り替えに合わせてスキャナ保存機能も導入するつもりです。電子帳簿保存法の改正にも対応できてペーパーレス化にもつながるため、経理の業務負担も軽くなるはずです。

これまで5年ほどオンプレミスで「HRMOS経費」を活用してきて社員は扱いに慣れていますし、使用感もいいため、クラウド版でも「HRMOS経費」を使い続けるつもりです。現行のバージョンから最新版になることで画面デザインや操作方法に変化があるので、それに社員が対応できるかどうかに多少の不安はありますが、サーバー管理が不要になることや最新バージョンの機能を利用できることなど、切り替えメリットは大きいと思っています。