ドリコ株式会社 様

会計システム、ネットバンクへの手入力が大変
経理での精算書の明細やシステムの入力内容のチェックが負担
請求書の支払依頼・振替伝票処理もすべて手作業で面倒

「HRMOS経費」導入前はどんな困りごとがありましたか

導入前の経費精算業務で大きな課題となっていたのは、チェック作業の多さでした。
以前はまず申請者が規定のExcelフォーマットに旅費交通費などの明細を入力し、プリントアウト。その精算書と手書きの出金伝票、証票の３点をセットにして経理に提出していました。経理ではその３点の内容を確認し、出金伝票をもとに会計システムに内容を手入力、インターネットバンキングにも金額を手で打ち込んで処理していました。

精算書と証票を見比べて日当の金額など内容に間違いがないかチェック、会計システムとインターネットバンキングへのデータ入力も慎重に内容を入力してチェック。毎週100枚ほどの伝票を処理するなかで、こういった二重、三重のチェックが作業的にも精神的にも大きな負担となっていました。

そこで状況を改善するために経費精算システムの導入を考え、2014年に「HRMOS経費」を導入しました。しばらくは旅費交通費と経費精算のみに限定して使用しており、支払伝票や振替伝票は旧来の経費精算方法と同じように紙でのチェックやシステムへの手入力が続いていたため、2020年から「HRMOS経費」の支払伝票、振替伝票機能も利用して処理しています。

弊社は子会社であるドリコアクアサーブ株式会社の経理も担っています。基幹システムも会計システムも同じものを使用しているため、「HRMOS経費」も同時期に導入しています。

経理知識のない社員でも使いやすい
プロジェクトごとに承認ルートが設定できる

「HRMOS経費」を採用いただいた理由は何ですか

弊社は2013年に旭有機材のグループ企業となりました。当時、すでに旭有機材では「HRMOS経費」を導入していて「便利なシステムがある」と紹介されました。弊社の旅費規程や決裁権限基準などに合致していることや交通費精算・経費精算の操作性、マスターの自由度など機能面とコスト面を考慮した結果、すんなり導入が決まりました。

最初に「HRMOS経費」を操作したときは、直感的に使えることに驚きました。経費精算時に内訳を入力する際、例えば「消耗品費」の場合、「文房具」「伝票類」など誰にでもわかる項目を選択肢として表示させて勘定科目に紐づけることができます。具体的に何を買ったか把握しやすいですし、申請者は勘定科目を知らなくても問題ありません。経理部門以外の社員にとっても使いやすいシステムという印象を持ちました。

また弊社は建設業のため、原価管理はプロジェクト単位で行っているのですが、「HRMOS経費」はプロジェクトごとに承認ルートを柔軟に変更できるため、弊社の業務フローにマッチしていると感じました。追加費用なしでここまで設定に自由度があるのは魅力でしたね。

「駅すぱあと」や会計システム連携でチェック作業が激減
出先でもチェックできるようになり上長の承認が早くなった
請求書の支払依頼・振替伝票の活用で経理も申請者も作業が楽に

導入後はどんなところが改善されましたか

課題に感じていたチェック作業はかなり楽になりました。
まず旅費交通費については「駅すぱあと」と連携しているため、駅すぱあとで経路を検索して料金を算出している場合には信頼できます。また会計システムとも連携していて、FBデータ出力もできるため、それまでのように金額を手入力する必要がなくなり、チェック作業が不要になりました。入力の手間と確認の時間が削減されたのはもちろん、精神的な面でも負担が軽くなっています。

上長の確認も早くなりましたね。弊社は建設業のため、上長が現場に出ていることが少なくありません。以前は紙の精算書や証票チェックのために出社の必要があり、承認に時間がかかることがありましたが、今はクラウドを導入したおかげで、出先からでも自宅からでも確認・承認ができます。急ぎのものでもすぐに処理できるので助かっています。

子会社のドリコアクアサーブについても、導入当時は要件定義に少し時間がかかりましたが、その後は特に問題なく運用できています。両社は業務内容も科目も全然違うのですが、「HRMOS経費」は同じように対応できるのがすごいですね。

請求書の支払依頼・振替伝票の活用で経理も申請者も作業が楽に

そのほかに役に立った機能はありますか？

請求書の支払依頼と振替伝票も「HRMOS経費」で処理するようにしたことで、さらに業務効率化が進みました。支払依頼は標準機能なのでもともと利用可能でしたが、振替伝票機能を追加したタイミングで使い始めました。振替伝票は経費精算同様、書類を見ながら会計システムに手入力する手間がなくなり、仕訳にも反映されるため数字の照合作業が不要になり、私自身の残業が月20時間ほど削減できました。おかげでワークライフバランスも整いました。

社員アンケートを実施したところ、ほぼ全員が作業時間が減ったと回答してくれました。特に伝票のコピー機能が好評です。旅費交通費精算に比べ、支払依頼・振替伝票の方が毎月同じ内容の処理を行うことが多いため、過去の伝票を検索して、それを使い回しできることで作業が楽になっているようです。

2022年1月に改正される電子帳簿保存法への対応に向けて、「HRMOS経費」の無料トライアルを利用してスキャナ保存機能などを試しています。社内でペーパーレス化は進めているのですが、まだまだ紙の使用は多く、今後はスキャナ保存に切り替えていければと思っています。試してみてとても便利だと感じているので、早めに導入したいですね。この機会にほかにもまだ利用していない機能も試して、良いものがあれば導入を検討したいと思っています。