公益社団法人全国市有物件災害共済会 様

使っていたシステムのユーザーサポートが不十分
サーバーの容量オーバーでシステムに問題が生じるおそれ
手書きでの各種申請からの脱却を図りたかった

「HRMOS経費」導入前はどんな困りごとがありましたか？

以前は財団法人が作った別のシステムを使っていましたが、問い合わせへのレスポンスが遅いなどサポート体制が不十分で、不満が溜まっていました。

また旅費・経理・共済金の支払いのシステムを一つのサーバーにすべて収納していたたため、このまま使い続けるといずれサーバーの容量がオーバーし、システムに問題が生じるおそれがありました。当会では会員の自動車事故などに対し、全国各地の地区事務局が共済金支払いの実地調査を行うため、旅費申請が多いという特徴があります。そこで旅費システムだけでも切り離し、別のサーバーで運用しようという話になりました。

加えて、住居手当や通勤手当などの届出が手書きの書類で行われていたため、かねてより人事担当者にかかる入力の負担が問題となっていました。そこでこの機会にこれらも電子申請に切り替えたいと考えました。

カスタマイズ可能で、5社で比較した中で最も安価
紙での帳票出力にも対応

「HRMOS経費」を採用いただいた理由は何ですか

最大の理由は価格です。当会の場合、「国家公務員等の旅費に関する法律」を準用しているため、宿泊費や日当が決まっているなどの特殊性があり、システムのカスタマイズが必要でした。そのため基本費用に加えてカスタマイズ費用を考慮して同様のサービスを持つ5社で比較検討したところ、「HRMOS経費」が最も安価でした。

また紙での決裁文化があったため、帳票が紙で出力できることも選定のポイントでした。他社のシステムには帳票出力機能がないものもありましたが「HRMOS経費」は対応しているなど、当会が求める仕様に一番マッチしていました。

複雑な旅費制度でも導入時の細かな設定で入力が楽になった
紙での申請が減り、申請者・担当者双方の負担も軽減
価格、サポートの良さからクラウド型でも「HRMOS経費」を選定

導入後はどんなところが改善されましたか

「HRMOS経費」の担当者は相談に対して親身に話を聞いてくれて、ちょっとした困り事も柔軟に対応してくれるのでサポート体制には満足しています。そもそもホームページに掲載されているQ&Aの内容がしっかりしているため、それをチェックするだけで大体の疑問は解消されます。

旅費申請では「駅すぱあと」と連動しているため、入力がすごく楽になりましたね。サーバーを別にできたことで、容量オーバーのおそれもなくなりました。また各種届出も紙から電子申請に切り替えられたため業務効率化ができ、ほかの仕事に集中できるようになっています。

導入時のサポートも万全でした。システム変更に伴うマニュアル作成や内部で行う説明会については、何度も相談にものっていただき、大変助かりました。また複雑な旅費制度ながらきっちり初期設定していただいたおかげで、使い勝手はかなりアップしたと感じます。イージーソフトさんは民間企業ながら、当会のような特殊な事情を持つケースでも求める仕様をきちんと理解し対応してくれたのでありがたかったですね。

現在はオンプレミス型を利用していますが、2022年1月にクラウド型に切り替える予定です。きっかけは、サーバーの更新期限を迎えたことです。また旅費システムの維持管理を担う総務課にITに詳しい人材がおらず、サーバー維持に不安を抱えていたことも理由の一つです。

5年おきにサーバー機器の入れ替えをした場合とクラウド運用に切り替えた場合で比較してみると、金額にほとんど差がありませんでした。そこでサーバー維持の負担がなく、システムが止まるリスク軽減できるクラウドの活用を決めました。

複数社と金額を比較したところ、やはり「HRMOS経費」が安かったですね。またこれまで6年間使用してきてシステムにも担当者の対応にも満足していたため、わざわざ他社に乗り換える理由はありませんでした。しかもクラウド化にあたり担当者の方が既存のユーザーの利用状況を精査してくれたおかげでID数を見直すことができ、結果的にコスト削減にもつながりました。