株式会社アステックペイント 様

社員の急増で経費精算の件数が増え、経理は手が回らない状況に
週50件出張旅費精算があり、内容チェックだけで1日要した

「HRMOS経費」導入前はどんな困りごとがありましたか

2013年ごろから社長が海外に拠点を移したため、物理的に紙の書類での承認が難しくなりました。当時は、別の稟議システムを使い、申請から上長の承認までの経費精算フローをデジタル化していましたが、承認後の支払いなどは紙の書類をもとに作業しており、申請者にとっては承認後の進捗がシステム上でわからない、経理担当者にとっては会計システムに手入力をする作業が大変、という悩みがありました。

そのうえ社員数は2016年までの4年間で約2倍の100名にまで増え、経費精算の件数も増加。一方で経理担当者は変わらず2名体制でしたので、増え続ける業務に手が回らない状況になっていました。月末月初の残業時間も年々増えていきましたね。

特に大変だったのは、出張旅費の精算です。社員の約半数が営業担当のため、出張旅費精算の件数は週50件に及びました。精算方法は、現金、クレジットカード、ICカードといった複数併用のケースが多く、申請者は出張中に使った交通手段を一つ一つメモし、帰社後に明細用のExcelのシートに打ち込まなければならず、大変だったと思います。明細を受け取った経理担当者も経路と料金をダブルチェックしており、精算する日は出張旅費の確認だけで1日が終わるような状況でした。

案件に合わせて承認ルートを柔軟に変更可能
どの職種の社員でも使えそうなシンプルで直感的にわかりやすいUI

「HRMOS経費」を採用いただいた理由は何ですか

経理担当者2人だけではこなせないほどの業務量になり、新たに経理担当者を採用するか、経費精算のやり方を変えるか、悩んでいました。ただ申請から承認だけでなく、すべての工程をテジタル化し、かつ会社にいなくてもスマートフォンから経費精算ができるようにしたいという思いもあったため、それが実現できる経費精算システムを探し始めました。

5社程度の製品を比較し、うち2社をトライアル利用しましたが、最終的に「HRMOS経費」を選ぶ決め手となったのは、案件に合わせて承認ルートを変更できたことです。

導入当時、弊社にはグループ会社が3社あり、営業部門はそれぞれ別に動いていましたが、管理系や企画系の部門は会社をまたいで一つの部署として扱っていました。そのため案件によって、どの会社の経費として処理するのかを本社の経理が判断しなければならず、負担になっていました。

ちょうど管理会計を導入し始めたタイミングで、どの部署がどういった費用を使っているのかを明確にし、社員のコスト意識を高めたいという社内方針もありました。例えば総務が営業のために物品を購入する場合、総務だけではなく、実際に経費を負担する営業の承認も得るようにルートを設定すれば、営業も理解納得したうえで購入が進められます。そのように案件に合わせて承認ルートを変更できたのは「HRMOS経費」だけでした。

弊社は工場スタッフから営業担当、エンジニアまで幅広い職種の社員が属しているので、すべての社員が納得して利用できるシステムを求めていたのですが、「HRMOS経費」はシンプルで、パッと見てすぐに使い方がわかる点でもマッチしていると思いました。

Amazonビジネス連携で経理の確認時間を９割削減
社員数が倍増後も経理側の体制は変更なく対応

導入後はどんなところが改善されましたか

導入によって、社員が申請する経費精算の内容の信頼性が増し、確認の手間がかなり減りました。出張手当はプルダウン選択で選べるようになり、「駅すぱあと」連携で経路や料金も簡単に調べられるため、以前のように精算書と領収書を見比べて間違い探しをせずに済んでいます。

またバーコード読み込みで承認処理ができるようになり、これまで手作業で入力していたFBデータも「HRMOS経費」からCSV出力で取り込めるようになり、かなり効率化されましたね。

現在の社員数は導入当時からさらに2倍に増えましたが、経費精算の業務削減が進んだことで経理担当者は2名体制で十分に対応できています。業務に追い立てられることがなくなり、精神的に楽になりました。また残業も減って定時に帰れるようになり、休日出勤もなくなり、プライベートの時間も増えました。

7営業日ほどかかっていた月次決算も5営業日に短縮。おかげで幹部会議を前倒しで開催できるようになり、経営判断が早くなったことでスピーディーな施策が打てています。

弊社で特に活用しているのは「Amazonビジネス連携」ですね。もともと物品購入でAmazonビジネスを利用していたのですが、請求書に購入者名が表示されないため誰がどれを購入したのかわからず、確認作業に1日(8時間)費やしていました。「HRMOS経費」に「Amazonビジネス連携」機能が実装されてすぐ使い始めたのですが、請求書に申請ナンバーが表示されるので、申請書と請求書の突き合わせが簡単にできるようになりました。申請者から好評で、経理としてもチェック作業が30分で終わるようになり助かっています。

「クレジットカード連携」も活用しています。営業社員全員にコーポレートカードを渡しているのですが、決済から明細が届くまでにはタイムラグがあります。手動だとそれを突き合わせるのが結構大変ですが、自動連携で取り込めるようになったのですごく楽ですね。

スキャナ保存で書類のやりとりの手間とストレスがなくなった

電子帳簿保存法の改正に対してはどのような対策を講じていますか？

「HRMOS経費」のスキャナ保存と電子取引の機能を利用しています。全社で本格的に導入するのは2022年の1月からですが、拠点から離れた場所にあり、事務担当者がいない営業所で2019年ごろから先行実施しています。

スキャナ保存を使い始める前は証票などの原本は本社に郵送してもらっていました。ですが期日がタイトだったり急に書類が必要になったりした場合に、「HRMOS経費」で精算し上長の承認をもらって郵送するという手順だと届くまでに時間がかかってしまい、申請者も経理もやきもきしていました。ですがスキャナ保存機能の導入後は、経費精算申請時にスキャンしたPDFデータを「HRMOS経費」上で該当する明細として伝票に簡単に添付することができ、申請書に紐づけて内容を確認できます。後から見返す際も、
「HRMOS経費」上で検索すればデータで確認可能となり、紙の書類を探す手間が省けました。本社への原本の送付も不要としたため、書類のやりとりにかかっていたストレスからも解放されました。全社で利用すれば、ペーパーレス化も進むと期待しています。

「HRMOS経費」の手厚いサポートにはかなり助けられましたね。電子帳簿保存法の適用を受けるために必要な税務署への届け出など、自分たちで調べてわからないことがあれば、営業の方やオンラインサポートに問い合わせをして解決していきました。私たちだけで進めていたらもっと大変だったと思います。

「HRMOS経費」は「こういう機能があったらいいな」という機能がバージョンアップの度に実装されるのがいいですね。経費精算は申請者にとってはどうしても面倒な作業と捉えられがちです。申請者の手間が少しでも減り、経費精算の心理的ハードルも下がるのであれば、新しい機能もどんどん使っていきたいと思っています。