株式会社ラピーヌ 様

20年前に開発した自社会計システムの保守・管理が難しくなった 今後予想される複雑な税制変更に柔軟に対応できるようにしたい

「HRMOS経費」導入前はどんな困りごとがありましたか？

これまで弊社では20年前に自社開発した会計システムを利用していましたが、2019年には消費税の軽減税率制度が始まり、複雑な仕訳が予想されました。これを古いシステムで対応させるには修正に多大な時間と費用がかかり、そのための人員確保も難しい状態でした。ちょうど電子帳簿保存のような新しい方法を導入する企業も増えてきたので、この機会に経費精算システムだけでも一新したい、と考えたのが検討のきっかけです。

また、自社会計システムでは本社内のイントラネット経由でしか入力できず、外回りを終えた社員がわざわざ帰社して入力する手間がありました。これをクラウドに変更すればスマホやタブレットの端末から都度入力でき、社員の負担も減ります。本社移転に際してペーパーレス化も課題になっていたので、新しいツールを導入することでさまざまな問題が解決できると思いました。

請求払いはデフォルト、振替伝票もオプションで使える 初来社の前からこちらの要望を取り入れる姿勢に好感

「HRMOS経費」を採用いただいた理由は何ですか

経費精算システムをインターネットで検索して数社から見積を取り、デモをお願いしました。そのときに重視したのは「振替伝票」と「請求書払い」が使用可能かどうかです。自社会計システムでは経費精算時も当たり前のように使っていた機能なので欠かせません。「HRMOS経費」はどちらも使えるのでこれが導入の一番の決め手になりました。「振替伝票」を扱える経費精算システムは少なく、かなり画期的な機能だと思います。

そのほか、自社開発の会計基幹システムと連携が取れること、デモ画面がとても操作しやすいこと、電子帳簿保存法に対応した機能を利用できることなど、導入の理由はいくつもあります。初対面であるデモの段階で、営業の方が私たちの要望を踏まえて細かく準備されていた姿勢にも気配りを感じました。

30分かけていた経理チェックが楽になり、5分に短縮 電子帳簿の疑問はすぐに回答あり、全く心配なく導入できた

導入後はどんなところが改善されましたか

現在、全国のブティックや百貨店を回る営業社員のほか、管理部門に携わる100名ほどの社員が経費精算を行っています。立替分を支払うルートとして全国の販売員の皆さんにもライセンスを付与し、全体で750ライセンスを利用中です。

伝票作成時の明細選択肢（内訳）には社員が分かりやすい名称を設定できるので、経理用語を知らない社員でも間違いなく項目を選べるようになりました。文言や設定はシステム開発などを経なくても自分たちで変更できます。標準やオプションの機能だけできれいに運用できるのは助かっています。

導入後は経理スタッフの日々の負担も減りました。特に交通費は伝票内容を計算機で検算していたのですが、今は「駅すぱあと」のマークがあるものは検算工程から外しています。おかげで30分ほどかけていた交通費チェックが5分ほどで完了できるようになりました。これは大きいです。

電子帳簿保存法対応の導入についても全く心配はありませんでした。最初は既存伝票とどう関連させるかもわからない状態でしたが、明細とひも付けするルールや厳しい検索要件への対応方法など、初歩から丁寧に教えていただきました。「このパターンの伝票を切るときはどうすればいいか」という細かい疑問にもすぐ答えをいただけました。

それに、すでに何社も「HRMOS経費」の電子帳簿保存法対応機能を導入している実績も安心材料でした。「HRMOS経費」に実装されている仕組みに則って運用すれば間違いのない会計処理につながるという証明です。もし自社開発しようとしたら、一つひとつ電子スタンプの付与フローを考えて仕組みを作らなければいけません。どこかで間違ったら電子帳簿化の意味がなくなってしまいますが、あえて外部に丸ごとお任せすることで安心して新しい仕組みを利用できています。

「HRMOS経費」の機能をフル活用しようと思い、コーポレートカードも導入しました。このカードで決済すれば社員の直接負担が減り、会社としても口座への振込手続きと手数料が減るので大きなメリットです。今後もさまざまな機能拡張を準備していると聞くので、経理業務がさらに楽になるのではないかと期待しています。