オートモーティブエナジーサプライ株式会社 様

Excelを使った振替伝票処理を行っていた 紙ベースのプロセスを改善し、もっと効率化したい

「HRMOS経費」導入前はどんな困りごとがありましたか

弊社は日産自動車株式会社と日本電気株式会社、NECトーキン株式会社の合弁により設立された会社です。各社の業務管理方法を取り入れつつ、グローバル化を見越した基幹システムを構築しています。生産に関わる材料経費は購買部門のシステムで処理しているのですが、それ以外で発生する経費は個別に処理を行わなければいけません。当初はExcelを使って管理し、請求書と照合して伝票を起こしてもらうという紙ベースのプロセスがありました。

これらの処理をもっと効率化したいと思って着目したのが「HRMOS経費」です。導入した当初は各部門から来た紙ベースの伝票を経理が受け取り、経理が「HRMOS経費」で入力していましたが、ここからさらなる効率化を図ったのが2013年です。

SAPと連携でき、ランニングコストが非常に安い 機能を特化したシンプルな画面で使いやすい

「HRMOS経費」を採用いただいた理由は何ですか

2013年からは「HRMOS経費」の汎用ワークフロー機能を活用して、各部門で支払依頼をダイレクトに入力してもらうようにしました。他の経費処理ソフトを検討してもよかったのかもしれませんが、何よりSAPと連携がとれてランニングコストが安い点は魅力でした。

不具合はほとんどなく、支払い処理に特化したシンプルな画面はとてもわかりやすい。経理でも使い慣れていたので「HRMOS経費」の継続利用は自然と決まった感じです。

経理部門にだけ集中する業務を分散できた 現場でもステイタスチェックができて便利

導入後はどんなところが改善されましたか

それまで経理が行っていた紙ベースの支払依頼チェックがなくなり、入力の手間を各部門に振り分けることができました。システム導入時だけ経理主導でマニュアルを作って入力講習会を行いましたが、使い方が簡単なので、今は新入社員が来ても各部門の先輩が現場で伝えるだけで済んでいます。画面を見たら直感的にわかるのがいいですね。

請求書の処理は月末に集中するのですが、今は承認が済んだ内容をチェックするだけなので格段に作業時間が短縮されました。現場も手間が減ったのではないでしょうか。手で伝票を起こして上長が捺印をするプロセスを、今ならすべて「HRMOS経費」上で処理できます。画面を見ればどこで承認が止まっているのか、どの段階なのかステータスがわかるのも便利です。

現場では上長が予算管理を行うので、「HRMOS経費」のデータから自部門がどれだけ使ったのかチェックしている管理職もいるようです。シンプルな仕組みだからこそ長く使える製品だと感じています。