NX商事株式会社 様

利用者の使い易さと長年の利用実績による信頼
スマートフォンの利用で社外からも経費精算が簡単に
電子帳簿保存の導入で、証票管理の手間が激減

  • ユーザー数:2500名
  • 導入形態:オンプレミス→クラウド
  • 業務内容:複合商社
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NXグループの中核商社として、物流を核に物販から保険、エネルギーまで多岐にわたる事業を展開。1964年の創業以来、50年以上にわたって安定した成長を続けている。日本国内に約190カ所、海外にも現地法人を持つ。2004年にオンプレミス版で「eKeihi」を導入、2022年クラウド版に切り替え。

1.導入前の課題

経費精算伝票の作成や管理に係る事務が負担に
新しい働き方(リモートワーク等)への対応が必要に

「eKeihi」導入前はどんな困りごとがありましたか

当社では2004年に初めて「eKeihi」を導入しましたが、当初の主な目的は「現金の取り扱いをやめること」と「経費精算業務を業務担当者ではなく利用者本人が行えるようにすること」であったため、経費精算伝票は紙出力し、ハンコを押印して保管など、業務用件に合わせ様々なカスタマイズをしたオンプレミス版を導入しました。

その後、2017年にシェアードサービスセンターという組織を設立し、それまで全国の主要拠点で行っていた経理業務を一カ所に集約した際に、ハンコを廃止し電子処理へ変更しましたが、オンプレミス版は電子帳簿保存に対応しておらず、証票管理の手間は継続課題となっていました。

また近年ではペーパレスやコロナ禍での新しい働き方としてリモートワーク等が大きく取り上げられるようになりましたが、オンプレミス版では最新の機能が容易には利用できず、様々な新しい機能を活用しきれてはいませんでした。

これらをオンプレミス版で解決するには、新たにカスタマイズ費用がかかるほか、会計システムのバージョンアップの都度、オンプレミス版もバージョンアップが必要になるなど、コスト増も負担になっていました。

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経理部SSC課長 羽田 様

2.選定の理由

他社の経費精算システムと比較してコストメリットがあった
長年の利用実績から使い易さが社内で評価されていた

「eKeihi」を採用いただいた理由は何ですか

これまで長年eKeihiを利用し続けており、社内からは操作性がよいことが非常に評価されていましたが、新しい働き方(リモートワーク等)への対応が必要であることは感じていました。

今回、電子帳簿保存法の改正を契機に業務をさらに見直すことで、まずオンプレミス版とクラウド版を比較し、標準機能のみでも業務は可能であると判断しました。その際、他社の経費精算システムとも比較しましたが、元々機能面では社内評価は高かったのはもちろん、コスト面に関しても十分なメリットがあったため、最終的にクラウド版のeKeihiを導入するに至りました。

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経理部SSC係長 中西 様

3.導入の効果

リモートワークへの対応が可能になり業務効率が大きく上がった 改正後の電子帳簿保存法への対応も容易に行うことができた

導入後はどんなところが改善されましたか

導入効果として一番大きかったのは、eKeihi Ver.8のオンプレミス版では利用できなかった標準機能のひとつ、スマートフォンからの精算が可能となったことです。これにより今までは会社へ出社しなければ出来なかった精算が自宅でも外出先でも可能となったことで業務効率は大きく上がりました。弊社ではテレワークを推進しており、その後押しになると期待しています。

社員からはスマホアプリで交通系ICカードの読み取りができるようになったことで「交通費の精算が簡単になった」と歓迎の声が上がっています。特に関東地域の営業担当者は一日で何度も電車に乗るため、経費精算にかかる時間と手間が大きく削減でき、時間を有効活用できています。

また電子帳簿保存の対応により証票管理の手間も軽減され、ペーパレスと証票管理コストの削減が同時に達成することができました。

システムを導入検討するにあたっての担当者のサポート対応も抜群です。問い合わせに対するレスポンスが早く、過去にも口座振替機能を導入した際、弊社のルールをよく理解したうえで使い方やカスタマイズを提案してくれました。今回クラウド版による標準機能のみでも当社の業務機能に問題ないことをしっかり調査いただき、とても信頼しています。

今回取り入れなかった機能も業務効率とコストを比較し、継続して検討していくつもりです。

  • NX商事株式会社
  • 東京都港区海岸1-14-22

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