インターグ株式会社 様

手作業によるミスが多く発生。
紙の領収書や請求書の管理も課題

既存システムの課題

導入前、私たちはいくつかの課題を抱えていました。まず、経費精算に使っていた業務管理ツールでは、ツールに入力されたデータを出力してスプレッドシートにコピー＆ペーストして仕上げる必要があり、ミスがよく起きていました。特に、関数が違うと間違った数字が出て困りました。また、交通費申請やランチ手当など、いくつかの申請をひとつひとつ出力し、スプレッドシートに張り付ける…を繰り返して処理をしており、非常に手間がかかっていました。

さらに、月次決算の処理では、経費精算に2時間半ほどかかることがあり、その後に決算の数字を出す作業が続くため、とても時間がかかっていました。

これらの課題を解決するために、使いやすくて効率的な経費精算システムが必要だと感じたため、新しいシステムの導入を考えました。特に、電子帳簿保存法に対応する必要があったことや、紙の領収書や請求書の管理が面倒だったことから、すべて電子化できるかどうかも重要でした。

誰でも直感的に操作できそうな画面と、
さまざまな福利厚生の経費精算に対応できる点が魅力

効率的な経費精算・管理を実現できる経費精算システム

導入を検討し始めたころ、会計システムと同じベンダーの経費精算システムを導入しようと考えましたが、画面が見づらく、どこに何があるのか分かりにくかったため、社員も新しいシステムを受け入れにくいのではないかと思いました。

そこで、ほかのツールも見てみたいと思い、以前から利用していたハーモス勤怠のハーモスシリーズに経費精算システムもあるということで問い合わせをしてみました。実際にデモを触ってみたところ、ハーモス経費の画面が非常に見やすく、直感的に操作できる点に大きな魅力を感じました。

導入前の打ち合わせで、ランチ手当の申請項目がなかったため、どうしたらいいか相談したところ、日当の名称をランチ手当などわかりやすい名称にして管理する運用の提案をいただき、非常に助かりました。社員にとってもメリットが大きく、導入の決め手となりました。

また、ハーモス経費は電子帳簿保存法に対応しており、紙の領収書や請求書の管理が煩雑だった私たちにとって、電子化を進めることができる点も大きなメリットでした。さらに、柔軟な設定が可能で、多様な福利厚生の経費精算など、私たちのニーズに合わせた対応ができる点も良いと思いました。

ハーモス勤怠とのマスター連携で、
スムーズなシステム導入を実現

専任サポートの丁寧な伴走で設定完了をクリア

ハーモス経費の導入は非常にスムーズに進みました。導入の前段階から、営業の方に私たちのニーズや要望を詳しくヒアリングしてもらい、やりたいことができるか、必要な機能が揃っているかを確認しました。導入を決めてからは専任サポートがついてくれました。他社はマニュアル配布が主体で、ハーモス経費のような導入支援はなかったので、この点もハーモス経費に決めて良かったです。

導入時には、ハーモス勤怠のユーザーマスターをハーモス経費に連携できたので、ユーザー設定の手間はほとんどありませんでした。最初にWeb会議システムを使ってキックオフミーティングが行われ、具体的な導入計画を立てました。その後、何回かに分けて設定方法や操作手順について詳しく説明してもらいました。特に、分からないことがあれば次のミーティングで解決するというスタイルが当社には合っており、進めやすかったです。また、専任サポートの方がミーティングの後にメールで確認事項をまとめて送ってくださったため、安心感がありました。

項目や内訳の設定に少し苦労しましたが、ハーモス経費のサポート体制はとても充実しており、専任サポートの方が最後まで丁寧に伴走してくれました。私たちだけでは設定を完了できなかったと思います。メールでの問い合わせにも迅速に対応していただき、システムの使い方や疑問点についていつでも相談することができたのが助かりました。

急いでいるということもあり、私たちが次々と質問をした際にも、営業の方や専任サポートの方が丁寧に対応してくれました。特に、私たちの質問に対して真摯に向き合い、嫌な顔ひとつせずに答えてくれたことが印象的でした。

領収書・請求書の電子化が進み、
経費精算の大幅な時間短縮を達成。社員の利便性も向上

ミスや紛失のリスクが大幅に減少

ハーモス経費を導入したことで、私たちの業務効率は大幅に向上しました。まず、経費精算にかかる時間が大幅に短縮されました。以前は2時間半かかっていた経費精算が、現在では1時間程度で完了するようになり、残業時間の削減につながりました。

また、紙の領収書や請求書の管理が簡単になりました。電子帳簿保存法に対応している機能を活用して、すべての証憑を電子化し、一元管理することができるようになりました。これにより、領収書の紛失の心配や証憑管理の手間、ミスが大幅に減少し、業務がスムーズに進むようになりました。

以前は、紙の領収書を管理するために多くの時間と労力がかかっていました。各社員が個別に領収書を提出し、それを手作業で整理していました。

特に、保険事業部で発生する郵送の切手代の管理が大幅に改善されました。以前は、月に30件以上の郵送物があり、その都度切手代を申請する手間がかかっていましたが、ハーモス経費を導入したことで、これらの経費も一元管理できるようになり、申請手続きが簡素化されました。さらに、スマホアプリを活用することで、領収書をその場で撮影してアップロードできるようになり、申請プロセスがさらに効率化されました。

・手作業によるミスの多発
→ハーモス経費の直感的に操作できる画面で簡単に経費精算ができるようになり、入力ミスが解消された。

・複数にわたる申請処理の手間
→ランチ手当や交通費の申請をハーモス経費で完結。申請処理の手間が大幅に軽減された。

・紙の領収書や請求書の管理、紛失リスク
→電子帳簿保存法に対応した機能を活用し、紙の領収書や請求書を電子化。管理が簡単になり、紛失のリスクも減少。すべての証憑を一元管理できるようになった。また、スマホアプリを活用し、領収書をその場で撮影・アップロードできるため、経費申請が効率化された。

・物品購入手続きの煩雑さ
→ハーモス経費のAmazonビジネス連携機能の活用により、物品購入の手続きを簡略化。購入手続きがスムーズになり、時間の節約にもつながっている。