株式会社阪急トラベルサポート 様

紙ベースの経費精算と、現金手渡しによる業務の煩雑さ

承認遅延と現金管理の手間、紛失のリスク

ハーモス経費の導入前、私たちは経理業務の全般を紙ベースで運用しており、経費精算、支払依頼、汎用請求書の作成、領収書の作成、経理伝票の作成、承認、帳簿書類の保存など、あらゆる場面で課題を抱えていました。

経費精算を例に挙げますと、紙の支出伺に領収書を添付して上長に回送し、支店の出納担当者が金庫から支店準備金（現金）を支払うというプロセスでした。しかし、上長や出納担当者が不在の場合、回送や出金が止まってしまうことがありました。また、紙の領収書を本社経理に送付して支店準備金用口座に補充を依頼する際も、紙の送付に時間がかかり、紛失のリスクもありました。さらに、銀行に行って現金を引き出し、金庫に入金する作業も非効率であり、現金運搬のリスクも伴っていました。

汎用請求書や領収書の作成も手書きで行っていたため、上長への回送・本社経理への送付に時間が掛かっていました。また支払依頼の対応では、ネットバンキングにデータを手入力しており、支払が集中する月末に残業が増える状況でした。

月次決算の締めスケジュールに合わせるのも大変でした。毎月、期日までに紙の領収書や請求書を本社経理に発送する必要があったため、遅延のリスクを抱えていました。実際に天候や交通事情で間に合わない可能性があり、大量の書類をFAXやメールで送付したこともあります。
また本社経理では、期日までに到着した紙を元に会計システムに経理仕訳を入力していたため、月末月初が残業過多になっていました。

多機能で法令対応も万全、他社と比較しても使いやすく、
コストパフォーマンスに優れたサービス

直感的に操作でき、メンテナンスが容易な経費精算システム

ハーモス経費の機能面が優れていた点が導入の決め手でした。改正電子帳簿保存法の施行により、スキャナ保存のハードルが下がり、経理業務のペーパーレス化が現実的なものとなりました。ハーモス経費は、改正電子帳簿保存法に対応した電子取引データ保存とスキャナ保存が可能で、AI-OCRを活用した登録事業者の照合機能や、インボイス制度に対応した請求書発行機能を備えています。また、ストレージの上限なく保存できる点や、汎用ワークフロー機能を実装している点も高く評価しています。さらに、IPアドレス制限など最新の機能と安全性を備えた優れたサービスであることもハーモス経費を選んだ理由です。単なるペーパーレス化にとどまらず、経理業務全体のデジタルトランスフォーメーション（DX）を実現できる可能性を感じました。

また、オーバースペックなシステムは不要で、マスターメンテナンスを外部に依頼せず、社員で対応できるわかりやすいシステムであることが重要でした。ハーモス経費はマニュアルを見なくてもその日から使えることや、各項目のカスタマイズの自由度、リアルタイムでの管理が可能であり、経費精算の進捗状況を常に把握できる点も魅力的でした。さらに、コストパフォーマンスに優れている点も大きな利点でした。

専任サポート担当の提案で課題解決が進んだ

課題を理解した上でのサポートと迅速な対応

ハーモス経費の導入は比較的スムーズに進みました。まず導入前の検討段階では、オンラインで各社のサービス説明を受け、比較しました。

その後、2社でトライアルを実施し、最終的にハーモス経費を選びました。
具体的な導入（本稼働）に向けては、業務フローの整理や運用ルールの検討、設定内容の確認と修正を行い、社内説明会を開催して操作マニュアルを展開しました。

サポート体制については、導入の前段階から本稼働後も通じて迅速かつ的確な対応が大変頼りになっています。専任のサポート担当がついてくれたおかげで、導入初期の設定やトラブルシューティングもスムーズに進み、不安や疑問も素早く解消され、安心してシステムを運用することができました。特に緊急時には即座に対応してくれ、わかりやすく説明してくれたのでとても助かりました。

自社の運用ルールに合わせたシステムの設定には少し苦労しました。例えばハーモス経費導入後も支店準備金（現金）は残す必要があったため、その運用方法については、サポート担当者からの提案を受け、経費申請メニューで仮払金の出金処理を行い、経費精算メニューで仮払金の精算を行う方法を採用しました。このようにして、ひとつひとつ課題をクリアしていきました。

年間100万円のコスト削減と業務効率の大幅な向上を実現

ポジティブな社員の反応と業務改善

全社で経理フローの完全ペーパーレス化を実現したことで、印刷と保管に係るコストだけでも年間100万円を削減できる見通しです。

また、紙の控えのコピー取りや手渡しの回送、本社経理への発送といった諸々の作業が不要になったことや、承認フローが加速したこと、ハーモス経費のAI-OCR機能が領収書の記載事項を自動的に読み取ってくれるので入力の手間が省けること、支店の出納事務と現金取扱に伴うリスクが激減したこと等々、社内の評価も上々です。導入当初は入力のわかりづらさや銀行振込に対する不満の声もありましたが、社員の慣れやFAQ集の整備、操作マニュアルの拡充、振込回数を増やす対応、全支店への法人カードの配布などで日々改善しています。

また、経理担当者としても紙ベースの弊害（到着遅延や紛失のリスク、保管や整理といった雑多な作業など）から解放され、さらにハーモス経費で自動作成された経理仕訳データや振込データを、会計システムや銀行システムにインポートできるようになったことで入力作業からも解放され、事務負担が大きく軽減されました。

手書きの汎用請求書を画一化・電子化できたことで、インボイス制度への対応や電子保存を実現できたことも非常に大きな成果でした。
また、ハーモス経費の導入に合わせて、出張旅費や交通費の支給運賃を「駅すぱあと」が算出した合理的な運賃に統一しました。導入前はきっぷ運賃とIC運賃、多種多様な新幹線運賃など、運賃の確認に手間がかかっていましたが、導入後は駅すぱあとが計算したことを表す「駅」や合理的であること表す「早」「安」「楽」のマークが明細に表示されることで、面倒な確認作業が不要になりました。

・支出伺や領収書、請求書、自社発行の手書き請求書などが紙で回送されることで時間を要している。紛失のリスクあり。保管や管理が煩雑。インボイス制度に対応していない。
→経費精算システムを導入してインボイス制度に対応。紙を電子化して電子保存を実現。システム上での承認フローにより回送スピードを向上し、紛失を防ぐ。検索や管理を容易に。

・現金管理の手間と高いリスク。
→システムの導入に伴い、現金支給から銀行振込に変更、各支店に法人カードを発行。現金の出納業務を削減して、現金を取扱うリスクも軽減した。

・銀行振込や経理仕訳の作成業務が月末月初に集中して残業過多。
→システムの導入により、ネットバンキングや会計システムへの手入力がなくなった。自動化によって入力ミスを防ぎ、チェックの時間が短縮された。作業時間も削減された。