⚫️こんなお困りごとはありませんか

経費利用や旅費、出張費用の申請ルールが明確でないために困っている、という声は少なくありません。
例えば、経費利用や出張に関して事前に上司に口頭で承認を得ていたとしても、その情報が経理部門に伝わらず、事前承認の有無が精算時に問題となることがあります。証跡が残らない口頭承認での運用は、ガバナンス上の問題も生じます。

このような状況を防ぐため、「経費精算システム導入のタイミングに合わせて社内の規定も整理したい」と考えるお客様が非常に多くいらっしゃいます。

⚫️事前申請の必須/任意設定で解決できます！

「ハーモス経費」では、各メニュー（出張、海外出張、経費精算）で事前申請を必須に設定することが可能です。これにより事前申請のない精算起票が出来なくなり、事前申請漏れの経費精算を防止することが可能になります。（必須/任意の切り替えは各メニューごとに選択いただけます）
また、事前申請を任意と設定した場合でも、事前申請なしの精算が設定した金額を超えた場合は、承認依頼を行えないようにすることができます。

一例として、下記のような運用が可能となります。
例）¥30,000未満の出張旅費の事前申請は不必要、¥30,000以上の出張旅費は事前申請が必要という社内規定の場合。
画像のように、ハーモス経費上で設定をすることで、¥30,000以上の精算をする際には事前申請を出していないと、承認依頼を出せなくなります。

▼設定例（￥30,000以上の出張旅費は事前申請が必要とするケースの場合）

⚫️得られる効果

「ハーモス経費」は、社内規定にあわせて事前申請の必須/任意/金額を設定でき、その設定に基づいて精算や承認依頼の可否を自動で判断するため、事前申請漏れを防ぐことができます。経理担当者は、申請者や関係者への確認工数が不要になり、また、事前申請の承認の証跡が残るため、内部統制強化にもつながります。

⚫️関連する機能

・交際費/消耗品費の定額控除設定
・事前申請金額の超過チェック
・事前申請の必須/任意設定（一律・金額〇円以上は必須、の２パターン）
・明細欄での入力項目制御（「用件/内訳」に応じて入力必須項目の制御）
・宿泊費の上限確認機能
・伝票区分による入力項目制御
・重複申請チェック機能
・証票重複チェック機能