インペリアル・タバコ・ジャパン株式会社 様

全国で機動力がある営業社員を増やすため、社外でも利用できる 経費処理システムを導入したかった

「HRMOS経費」導入前はどんな困りごとがありましたか

弊社の拠点は東京ですが、コンビニなどを巡回して営業している社員は全国に120人ほどいます。2014年から営業社員を一気に増やす計画が持ち上がり、それまでのExcelによる経理処理では追いつかないと感じました。また、弊社は本部以外の拠点はなく基本的に直行直帰です。そこで検討したのが社外でも使える市販ソフトでした。

海外にある本社からはSAPの関連製品を入れてほしいという要望があったのですが、日本での経費処理の習慣を考えると使いづらく、大がかりになってコストもかかってしまいます。外のシステムを入れるにも本社の会計システムに大きな影響が出るものは止められているので、「シンプルで軽い」というのも大事な条件でした。

前職でも利用したことがあり使いやすさを知っていた シンプルで導入しやすく、ITが苦手な社員でもすぐわかる

「HRMOS経費」を採用いただいた理由は何ですか

新しく経費精算システムを入れると決まったとき、真っ先に思い浮かんだのが「HRMOS経費」でした。実は前職の経理業務でも導入したことがあり、とてもシンプルで使いやすいのを知っていたからです。そのときは20人近い経理スタッフと数社を比較したのですが、デモを見て「HRMOS経費」にしようと意見が一致しました。システムが苦手な人でも拒否反応がなく直感的に操作できたからです。

今回導入したのはクラウド版で、交通費精算と経費精算、ワークフローという基本的な機能だけです。社員名を入力してメールアカウントをセットアップして、あとは上司の承認フローを組めばいい。導入の手順もわかっていたので一週間ほどですぐ運用できる状態になりました。

オリジナルの項目設定で情報が取り出しやすくなった 過去データへのアクセスは、上司にも社員にもメリットがある

導入後はどんなところが改善されましたか

たとえば「たばこサンプル代」のような弊社ならではの経費項目が設定でき、現場では選ぶだけで仕訳できます。逆に交際費については自社内か他社関連かなどExcel利用時よりも項目を細かく分けて入力してもらっています。監査や幹部がチェックするときに必要な項目だけ抽出できるので分析しやすくなりました。

Excelから替えて一番よかったのは過去のデータを共有可能になったこと。それまでは本人に聞いても記憶がないと経理に問い合わせが来て、伝票をひっくり返しながら調べるのに時間をかけていました。今は画面上で上司や本人が確認できます。不要な問い合わせをせずにすむので、お互いに気持ちの負担が減りました。